Projectsecretaris (Dienstverband)

Functieomschrijving

Functietitel

Projectsecretaris (ICT-projecten)

Functieomschrijving

Als projectsecretaris ondersteun, adviseer en ben je de rechterhand en sparringpartner van de projectmanager binnen complexe ICT-projecten en -programma’s. Je organiseert en beheert projectdocumentatie, bewaakt de projectplanning, signaleert afwijkingen en risico’s en draagt bij aan besluitvorming en voortgangsrapportage. Je organiseert overleggen, verzorgt agenda’s en verslaglegging, informeert relevante partijen en bewaakt de uitvoering en borging van acties.

Kerntaken

• Optreden als sparringpartner en rechterhand van de projectmanager; proactief oppakken van projectzaken.
• Actueel houden van de planning, proactief bewaken van voortgang en signaleren van afwijkingen met voorstellen voor beheersmaatregelen.
• Zorgdragen voor opzet en beheer van projectdocumentatie en leveren van inhoudelijke bijdragen aan projectstukken.
• Coördineren van het risicoregister en bijhouden van het issuelog; signaleren van risico’s en issues.
• Verzorgen van interne en externe projectcommunicatie.
• Beheren van het projectarchief.
• Bijhouden van het financiële overzicht, zoals controleren van geboekte uren en registreren van verplichtingen.
• Opstellen van voortgangsrapportages.
• Organiseren van overleggen en regelen van benodigde faciliteiten.
• Bewaken van processen binnen het project.

Vereisten

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Opleiding in Projectmanagement of Project Management Officer (PMO) gewenst.
• Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van project- of programmamanagers, inclusief ervaring met minstens één ICT-project.
• Kennis van ICT-projecten en/of -programma’s.
• Ervaring met opstellen en beheren van projectplanning en risicoregisters en met het voorbereiden van stuurgroep- en projectactiviteiten.
• Werkervaring met Excel of Microsoft Project voor het maken van planningen.

Competenties en vaardigheden

• Proactief, sterk in organiseren en structuur aanbrengen; behoudt overzicht.
• Stressbestendigheid.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Creatief, enthousiast en motiverend naar anderen.
• Omgevingssensitief; een echte spin in het web en bindende factor in het project.

Wensen

• Ervaring met ICT-projecten op het gebied van identificatie en authenticatie is een pré.
• Aantoonbare werkervaring als PMO of een afgeronde opleiding in projectmanagement weegt zwaar.
• Mate van ervaring en affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever is een plus.

Eisen

• Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
• Kandidaat beschikt over kennis van ICT-projecten en/of programma’s
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring als (IT) projectsecretaris
  en/of project management officer

Gunningscriteria

• Mate waarin de kandidaat beschikt over een afgeronde opleiding in
  projectmanagement of aantoonbare werkervaring als Project Management
  Officer (PMO)
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met ICT-projecten en/of
  programma’s. Hierbij weegt vooral het aspect maken van planningen relatief
  zwaar mee
• Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en
  vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek)
• Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de
  opdrachtgever

Competenties

• Je beschikt minimaal over HBO werk- en denkniveau
• Je hebt een opleiding Projectmanagement of Project Management Officer
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van project- of
  programmamanagers, waaronder ervaring met tenminste één ICT-project
• Ervaring met ICT-projecten op het gebied van identificatie en
  authenticatie is een pré
• Je bent proactief en sterk in organiseren, structuur aanbrengen en
  overzicht bewaken
• Je bent bekend met het opstellen/beheren van projectplanning,
  risicoregister en het voorbereiden van stuurgroep- en projectactiviteiten
• Je hebt werkervaring met Excel of Microsoft Project voor het maken van
  planningen
• Je bent stressbestendig
• Je kunt je goed uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk
• Je denkt creatief, bent enthousiast en kunt anderen motiveren
• Je bent omgevingssensitief, een spin in het web en een bindende factor in
  het project

Je sollicitatie dient uiterlijk 22 juni 2026 om 12:15 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.