Projectsecretaris – cluster SO

Functieomschrijving

Functieomschrijving

De focus van de Projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheersaspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van de backoffice en het opstellen van relevante projectdocumenten. In jouw rol zorg je voor ordening, transparantie en overzicht gedurende alle projectfasen.

Hoofdtaken

• Opstellen van projectdocumenten zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten.
• Toetsen van documenten op consistentie ten opzichte van eerdere besluitvorming.
• Opstellen van planningen voor bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming en coördineren van besluitvormingsprocessen.
• Vormgeven van het één-in‑gang- en één-uitgangprincipe met betrekking tot bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
• Organiseren van relevante overleggen en bijeenkomsten (voorbereiding, planning, agendering) en zorgen voor verslaglegging.
• Opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten; bewaken en monitoren van voortgang.
• Behouden van overzicht over overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
• Actieve deelname aan relevante overleggen en regelmatige afstemming met de projectmanager over voortgang en eigen werkzaamheden.
• Verzamelen van specialistische kennis en informatie over relevante projectaspecten.
• Bewaken van voortgang ten aanzien van de GROTICK-aspecten en adviseren en rapporteren aan de projectmanager.
• Zelfstandig en actief onderhouden van contacten met externe bureaus en belanghebbenden.
• Informeren en adviseren van betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over projectstatus en bijdragen.
• Actief relatiebeheer binnen de clusters.

Jouw profiel

• Integer en resultaatgericht.
• Proactieve en ondernemende instelling.
• Flexibel en stressbestendig.
• Kennis van en ervaring met projectmatig werken.
• In staat gezamenlijke doelen te behalen en eigen handelen aan te passen aan ethische normen.
• Goede samenwerkingsvaardigheden en klantgerichtheid.
• Omgaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties.
• Goede luistervaardigheden, neemt initiatief en komt zo mogelijk met passende oplossingen.
• Neemt het voortouw en durft leiding te geven.
• Bekwaam in bewaken van voortgang en planning; stemt activiteiten tijdig af met anderen.
• Kan prioriteiten stellen, planmatig en secuur werken.
• Komt gevraagd en ongevraagd met advies waar nodig.
• Communicatief vaardig en politiek sensitief.

Organisatie

Onze organisatie
Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft – samen met private en publieke partners – vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Projectmanagement is mensenwerk. Omdat wij van alle mensen houden, vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zichzelf kan zijn. Wij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen maken we Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier.

Eisen

• Je beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als projectsecretaris in het
  ruimtelijk domein in de afgelopen 5 jaar, waarbij je kennis en ervaring
  hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën
• Je hebt kennis van -en werkervaring met- gemeentelijke werkprocessen, in
  het bijzonder bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen in het
  ruimtelijk domein
• Je hebt werkervaring met het zelfstandig organiseren en plannen van
  overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten
• Je hebt werkervaring met zelfstandig en actief relatiebeheer, binnen en
  buiten de eigen organisatie
• Je bent in het bezit van een certificaat op het gebied van
  projectmanagement
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office applicaties zoals Outlook, Teams,
  Word, Excel en PowerPoint

Gunningscriteria

• Je hebt kennis van -en werkervaring met- het coördineren van het proces van
  bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming in het ruimtelijk domein binnen
  een gemeente met meer dan 250.000 inwoners
• Je hebt veranderkundige ervaring

Interview Datum

28 mei 2026 (do.)

Je sollicitatie dient uiterlijk 22 mei 2026 om 05:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.