Projectleider Aanbesteding en Implementatie Zaaksysteem Risicobeheersing (ZZP of Dienstverband)

Functieomschrijving

Functie

Projectleider zaaksysteem Risicobeheersing — ervaren projectleider verantwoordelijk voor de integrale aansturing van het traject om een nieuw zaaksysteem te implementeren binnen de bestaande organisatie. Je stuurt op samenhang, kwaliteit en aansluiting op de bestaande werkwijze en organisatie.

Verantwoordelijkheden

• Integrale projectleiding: verantwoordelijkheid voor het totaalproject, inclusief directe aansturing van enkele deelprojecten en indirecte aansturing via deelprojectleiders.
• Directe sturing op: implementatie, het beschrijven van werkprocessen, het verbeteren van bestaande data ten behoeve van migratie en het inrichten van de nieuwe applicatie.
• Plan van Aanpak: opstellen van een PvA en laten vaststellen in de Stuurgroep om tot de meest passende aanpak en inrichting van het project te komen.
• Overdracht: zorgdragen voor een succesvolle implementatie en overdracht naar (technisch) beheer.
• Sturing op samenhang en kwaliteit: zorgen voor structuur tussen deelprojecten en strakke, procesmatige projectsturing.
• Stuurgroep en besluitvorming: de stuurgroep goed in positie brengen en besluitvorming organiseren en afdwingen waar nodig.

Resultaat van de opdracht

• Succesvolle implementatie van het nieuwe systeem
• Één samenhangend en bestuurbaar project met duidelijke fasering
• Werkende, uniforme processen
• Beheersbare overgang naar beheer
• Draagvlak in de organisatie

Jouw profiel

• Ervaren projectleider met een regisserende rol (geen meewerkend voorman)
• Helicopterview: je staat boven de materie
• Structuur en samenhang: brengt verbinding tussen deelprojecten
• Procesmatige sturing: zorgt voor strakke projectbeheersing
• Stuurgroep en besluitvaardigheid: plaatst de stuurgroep in positie en dwingt besluitvorming af

Organisatie

Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van de 26 Utrechtse gemeenten. Dagelijks zetten wij ons in voor de veiligheid van iedereen die in onze regio woont, werkt of verblijft. Dit doen wij met bevlogen centralisten op de 112-meldkamer, brandweermensen in het veld en specialisten op het gebied van risicobeheersing, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening.

Onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is groot. Burgers vertrouwen op onze professionaliteit, zeker wanneer het er écht toe doet. Samen met onze partners streven we continu naar verbetering, vernieuwing en samenwerking.

Een zaaksysteem wordt door de afdeling Risicobeheersing gebruikt om hun werkproces gestructureerd, traceerbaar en uniform te organiseren. Concreet wordt het ingezet voor het registreren, behandelen en volgen van zaken zoals vergunning adviezen, toezichtcontroles, meldingen en risicobeoordelingen. Het systeem ondersteunt de stappen in het proces, de planning van controles, de communicatie met gemeenten en andere partners, en zorgt voor een goede dossiervorming en archivering conform wet- en regelgeving. Daarmee biedt het systeem inzicht in voortgang, werkvoorraad en kwaliteit van het werk en vormt het de basis voor informatie gestuurd werken en rapportages.

Eisen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als eindverantwoordelijk
  projectmanager voor complexe ICT-implementaties binnen een
  overheidsorganisatie
• Een aantoonbare afgeronde hbo bachelor opleiding
• Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement in een complexe
  organisatie, waarbij sprake is van tegengestelde belangen en hoge
  verwachtingen
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren van besluitvorming, inclusief
  het voorbereiden van bestuurlijke keuzes, scenario’s en escalaties
• Aantoonbare werkervaring met het aansturen van meerdere samenhangende
  deelprojecten (programma- of multi-projectsturing). Benoem minimaal 1
  referent project uit de afgelopen 3 jaar

Gunningscriteria

• De kandidaat stelt zich voor in een persoonlijke motivatie en waarom deze
  geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door
  de kandidaat zelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze
  als één document te uploaden. In de motivatie dienen de volgende elementen
  concreet benoemd te worden, alleen volledige motivaties ontvangen de
  maximale punten
• Concrete ervaring met het inrichten en benutten van governance,
  waaronder het werken met een stuurgroep op management- of directieniveau
• Concrete ervaring met het realiseren van procesveranderingen in
  combinatie met systeemimplementaties
• Concrete ervaring met het actief sturen op scope, prioritering en
  haalbaarheid, inclusief het durven begrenzen van verwachtingen richting
  stakeholders
• Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als eindverantwoordelijk
  projectmanager voor complexe ICT-implementaties binnen een
  overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met aanbestedingen en implementatie van
  zaaksystemen
• Een aantoonbare afgeronde opleiding en/of cursus verandermanagement
• Minimaal 2 aantoonbare referenten in cv voorzien van naam, mailadres en
  telefoon nummer. Referenten dienen uit een vorige opdracht te komen

Competenties

• Brengt structuur en samenhang in complexe trajecten met meerdere
  deelprojecten
• Stuurt actief op afhankelijkheden, prioritering en fasering
• Stuurt strak op tijd, geld, kwaliteit en scope en grijpt tijdig in bij
  afwijkingen
• Combineert methodisch werken met pragmatische sturing op resultaat

Interview Datum

gesprekken bij de VRU zijn gepland op 18 juni 2026

Je sollicitatie dient uiterlijk 15 juni 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.