Management Assistent & Transformation Office support

Functieomschrijving

Vacature: Managementassistent & Transformation Office Support

Functie

Als Managementassistent ondersteun je de AM Transformation Director en het Transformation Office in een dynamische verander- en projectomgeving. Je vormt een verbindende schakel tussen verschillende afdelingen en stakeholders en draagt bij aan een professionele en positieve werksfeer.

Wat ga je doen

• Ondersteunen van de Transformation Director en het bredere Transformation Office, met regelmatig contact met interne en externe stakeholders (nationaal en internationaal).
• Zorgen voor secretariële, administratieve en organisatorische zaken; structuur aanbrengen waar nodig.
• Beheren van agenda’s, prioriteren van afspraken en opvolgen van vragen en verzoeken.
• Ondersteunen bij mailboxbeheer, planning en coördinatie van werkzaamheden binnen het team.
• Voorbereiden van vergaderingen, opstellen van actielijsten, notities en memo’s en bewaken van voortgang van acties.
• Bijdragen aan het ondersteunen van het team en het opbouwen van een professionele werkomgeving.

Jouw profiel

• Ervaring: Minimaal 5 jaar relevante ervaring als managementassistent of vergelijkbare ondersteunende rol; ervaring met ondersteuning van senior management binnen een complexe organisatie.
• Vaardigheden: Proactief, energiek, zelfstandig, nauwkeurig en discreet. Je behoudt overzicht en stelt de juiste prioriteiten, ook bij hoge werkdruk.
• Communicatie: Vloeiend in Nederlands en Engels.
• Sterke schakelfunctie: Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende stakeholders en organisatieniveaus.

Arbeidsvoorwaarden & praktische informatie

• Uren: 36–40 uur per week.
• Werkplek: Tijdens de inwerkperiode volledig op kantoor; daarna verwacht 2x per week op kantoor in Amsterdam.
• Contractvorm: ZZP is niet mogelijk.
• Reisverplichting: Ongeveer 25%–50% reisbehoefte.
• Werktijden: 09:00–17:00.
• Overig: Optie tot verlenging.

Eisen

• ZZp is op deze rol niet mogelijk
• De kandidaat wordt tijdens de inwerkperiode volledig op kantoor verwacht
• Daarna wordt de kandidaat 2x per week op kantoor in Amsterdam verwacht
• De rol is voor 36 tot 40 uur en valt in schaal 5
• Je bent een energieke en proactieve managementassistent met 5+ jaar
  relevante ervaring
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als managementassistent of in een
  vergelijkbare ondersteunende rol
• Je behoudt overzicht en stelt de juiste prioriteiten, ook wanneer de
  werkdruk hoog is, en communiceert vloeiend in zowel Nederlands als Engels
• Travel required : 25% to 50%

Gunningscriteria

• Je bent een energieke en proactieve managementassistent met 5+ jaar
  relevante ervaring
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als managementassistent of in een
  vergelijkbare ondersteunende rol
• Je hebt ervaring met het ondersteunen van senior management en/of teams
  binnen een complexe organisatie
• Je communiceert vloeiend in zowel Nederlands als Engels