Information Manager / Information Governance Specialist (ZZP of Dienstverband)

Functieomschrijving

Functie

Microsoft 365-governance & informatiehuishouding specialist

Rol en doel

Je helpt een organisatie duurzame grip te krijgen op de digitale werkomgeving door advies en implementatie van best practices voor Microsoft 365 (SharePoint, Teams, OneDrive). Doel is wildgroei aan werkruimten en bestanden voorkomen, vindbaarheid en beheerbaarheid van informatie verbeteren, voldoen aan wet- en regelgeving en risico’s op informatieverlies en datalekken beperken.

Belangrijkste taken

• Analyseren van de huidige inrichting van SharePoint, Teams en OneDrive inclusief risico-inventarisatie.
• Adviseren en ontwerpen van retentie- en archiveringsbeleid (o.a. Microsoft Purview retention labels/policies) in overeenstemming met beleids- en archiefregels.
• Ontwerpen en implementeren van een logische ordeningsstructuur (sites, bibliotheken, mappen) en verplichte metadatering (content types, kolommen).
• Inrichten van classificatie- en beveiligingsmaatregelen, zoals sensitivity labels en DLP-beleid, ter voorkoming van datalekken.
• Adviseren over governance (site-aanmaakbeleid, levenscyclusbeheer van Teams/sites) en opstellen van beleidsdocumenten met richtlijnen voor eindgebruikers.
• Kennisoverdracht en training aan het interne beheerteam zodat de organisatie zelfstandig verder kan bouwen op de verbeteringen.

Resultaten / Deliverables

• Analysedocument huidige inrichting SharePoint/Teams/OneDrive met risico-inventarisatie.
• Gedragen en realistisch retentiebeleid conform relevante wet- en regelgeving (Microsoft Purview retention labels/policies).
• Advies en implementatie van ordeningsstructuur en verplichte metadatering (sites, bibliotheken, mappen, content types, kolommen).
• Inrichting van sensitivity labels en DLP-beleid ter voorkoming van datalekken.
• Advies over governance (site-aanmaakbeleid, levenscyclusbeheer Teams/sites).
• Beleidsdocument met richtlijnen voor eindgebruikers.
• Kennisoverdracht/training aan het beheerteam.

Gevraagde ervaring en competenties

• Ervaren expert met aantoonbare praktijkervaring bij meerdere organisaties met Microsoft 365-governance en informatiehuishouding.
• Voldoende technische kennis voor (her)inrichting van SharePoint, Teams en OneDrive.
• Ervaring met retentie- en archiveringsbeleid, metadatering, autorisatie- en toegangsbeheer, sensitivity labels en DLP.
• Organisatiesensitiviteit: kan inschatten welke maatregelen haalbaar en effectief zijn binnen de organisatiecontext.
• Vaardigheid in kennisoverdracht: kan inzichten en oplossingen overdragen aan het interne beheerteam en trainingen verzorgen.

Organisatie

Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van de 26 Utrechtse gemeenten. Dagelijks zetten wij ons in voor de veiligheid van iedereen die in onze regio woont, werkt of verblijft. Dit doen wij met bevlogen centralisten op de 112-meldkamer, brandweermensen in het veld en specialisten op het gebied van risicobeheersing, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening.
Onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is groot. Burgers vertrouwen op onze professionaliteit, zeker wanneer het er écht toe doet. Samen met onze partners streven we continu naar verbetering, vernieuwing en samenwerking.

De afdeling I&I (Informatievoorziening & ICT) bevindt zich in een ontwikkeltraject dat aansluit op de organisatiebrede ontwikkelkoers waarin informatiegestuurd werken centraal staat. Het realiseren van onze ambitieuze ontwikkelagenda vraagt veel betrokkenheid, initiatief en innovatie van I&I. Daar is geavanceerde ICT-technologie en -ontwikkeling voor nodig.
Het team Informatievoorziening (IV) is één van de twee teams binnen de afdeling Informatievoorziening & ICT (I&I) en bestaat uit drie subteams: informatiemanagement, informatiebeheer en functioneel beheer. Je werkt met informatieadviseurs, informatiearchitecten, data engineers, informatiebeheerders en functioneel beheerders.

Er is bij het team IV veel in beweging. Vanwege de ambitie van de VRU om meer op basis van informatie te gaan werken en omdat de wereld om ons heen verder digitaliseert, wordt het belang van een meer volwassen Informatiebeheer, Informatiemanagement en Functioneel beheer steeds groter. Bij team IV zijn we hard bezig om de voorwaarden daarvoor vorm te geven. Er loopt een programma met vele deelprojecten en ook de basis moet op orde komen. In deze sfeer van ‘schouders eronder’ is het team bezig grip te krijgen op de eigen rollen, de workload, en de bedrijfsvoeringsprocessen om zodoende verder te professionaliseren.

Eisen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met functioneel beheer en/of
  informatiebeheer binnen een Microsoft 365-omgeving
• Aantoonbare werkervaring met het opzetten of herinrichten van
  informatiehuishouding binnen SharePoint Online, Teams en OneDrive
• Aantoonbare kennis van archiefwetgeving, retentiebeleid, governance en
  informatiebeheer binnen een digitale werkomgeving
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Purview, waaronder retentielabels,
  retentiebeleid en classificatie van informatie

Gunningscriteria

• Aantoonbare werkervaring met het ontwerpen en implementeren van governance,
  informatiearchitectuur, metadatering, toegangsbeheer en levenscyclusbeheer
  binnen Microsoft 365
• Aantoonbare werkervaring met het inrichten van Microsoft Purview,
  retentiebeleid, sensitivity labels, classificatie, DLP-beleid en overige
  maatregelen ter ondersteuning van informatiebeveiliging en compliance
• Aantoonbare werkervaring met het implementeren van
  informatiebeheermaatregelen binnen gebruikersorganisaties, inclusief het
  creëren van draagvlak en het begeleiden van verandering
• Aantoonbare werkervaring met het opleiden, coachen en begeleiden van
  beheerteams en eindgebruikers, inclusief het opstellen van richtlijnen,
  werkinstructies en trainingen
• Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer, archivering of Microsoft
  365-governance binnen een overheidsorganisatie, veiligheidsregio of
  vergelijkbare publieke organisatie
• Een aantoonbare certificering zoals MS-102, SC-400 of vergelijkbaar
• Aantoonbare werkervaring met adoptie bij eindgebruikers

Competenties

• Vertaalt technische mogelijkheden naar praktisch en werkbaar beleid
• Communiceert goed met zowel IT als business
• Werkt zelfstandig en resultaatgericht
• Heeft kennis van de overheidscontext
• Toont eigenaarschap
• Onderscheidt hoofd- en bijzaken
• Schakelt tussen verschillende niveaus en belangen
• Toont geduld en vasthoudendheid

Je sollicitatie dient uiterlijk 8 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.