Directie Ondersteuner

Functieomschrijving

Functie

Directie-ondersteuner binnen het team van de IT Afdeling Solide Fundament. Je ondersteunt en ontzorgt de Directeur op organisatorisch, secretarieel en administratief gebied en zorgt dat processen zo effectief en accuraat mogelijk verlopen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden, praktische en operationele zaken en vraagstukken.

Taken en verantwoordelijkheden

• Coördinatie en afstemming: informeren en afstemmen met interne partijen (andere afdelingen, multidisciplinaire teams, directieteam, RvB) over prioritering en uitvoering van werkzaamheden.
• Planningsmanagement: in kaart brengen van planningsprocessen, bewaken van tijdige naleving van afspraken en omzetten van besluitvorming naar een activiteitenkalender.
• Toetsing en kwaliteitscontrole: analyseren en toetsen van besluitvormingsprocessen en voorgelegde stukken op correctheid en volledigheid.
• Ondersteuning en ontlasting: fungeren als rechterhand van de Directeur, organiseren van werkzaamheden zodat de leidinggevende ontlast wordt.
• Proactief handelen: snel informatie oppakken, vooruitdenken, praktische problemen oplossen en beslissingen nemen binnen gebaande paden over prioriteiten.
• Opvolging en aanspreken: activiteiten voorbereiden en opvolgen, collega’s aanspreken op afspraken, gedrag en resultaten en waar nodig verantwoordelijkheden waarborgen.
• Vertrouwelijkheid en integriteit: hanteren van vertrouwelijke informatie en tactvol functioneren binnen bestuurlijke verhoudingen.

Persoonskenmerken

• Sterk organiserend vermogen en verantwoordelijkheidsgevoel
• Proactief, oplossingsgericht en besluitvaardig binnen kaders
• Spin-in-het-web: snel schakelen, aan één woord genoeg hebben en weten welke wegen bewandeld moeten worden
• Assertief waar nodig, open persoonlijkheid, goed luisterend vermogen
• Integer, tactvol en geduldig
• Bereidheid om inzichten en verbeterpunten met vakgenoten te delen

Competenties

• Creativiteit: situaties vanuit verschillende invalshoeken bekijken en met vernieuwende ideeën komen.
• Resultaatgericht: doelgericht en vasthoudend naar resultaten werken en deze efficiënt realiseren.
• Plannen en organiseren: doelstellingen vertalen naar concrete acties en werkzaamheden organiseren binnen planning.
• Kwaliteitsgerichtheid: hoge kwaliteitsnormen hanteren, bewaken en verbeteren.
• Samenwerken: handelen vanuit het groepsbelang en bijdragen aan gezamenlijk resultaat en sfeer.

Overige voorwaarden

• Arbeidsrelatie: kandidaten dienen in loondienstverband te werken.
• Assessments: de genoemde competenties worden tijdens het interview getoetst.

Eisen

• Kandidaat heeft aantoonbaar hbo werk- en denkniveau
• Afgeronde opleiding is richting Office en management
• Kandidaat heeft aantoonbare kennis van Microsoft Outlook, Word en Excel
• Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar
  aantoonbaar ervaring met werken in een soortgelijke functie
• Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar
  aantoonbaar ervaring met strategische beleidsadvisering
• Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar
  aantoonbaar ervaring met inzicht hebben in de besluitvormings- en
  werkprocessen binnen organisaties
• Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 5 jaar) en aantoonbaar ervaring
  met het opstellen van beleidsadviezen, redigeren van teksten en vormgeven
  van adequate communicatie
• Kandidaat dient in het Nederlands te communiceren
• Aanbieder mag maximaal 1 cv aanbieden

Gunningscriteria

• Kandidaat heeft een certificering van Schoevers
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met werken in een omgeving met
  uiteenlopende interne partijen, zoals andere afdelingen,
  (multidisciplinaire) teams en een directieteam
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het in kaart brengen van
  planningsprocessen en het bewaken van de tijdige naleving van gemaakte
  afspraken
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met werken bij een soortgelijke
  overheidsorganisatie

Je sollicitatie dient uiterlijk 4 mei 2026 om 07:30 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.