Bestuurssecretaresse

Functieomschrijving

Opdracht

Voor het bestuurssecretariaat zoeken wij een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Je ondersteunt één of meerdere bestuurders en draagt bij aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Werkzaamheden

Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester) en fungeer je als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties. De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en prioritering van afspraken
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk)
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie)
• Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen:
  • Adviseren: adviseren van voorstellers (aanvragers) over mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje
  • Toetsen: beoordelen van binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria
  • Dossieropbouw: opstellen van complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden
  • Coördinatie: organiseren en coördineren van het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden
  • Communicatie: onderhouden van contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij

Organisatie

werkt dagelijks aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte omgeving voor onze inwoners en ondernemers. Onze ambities zijn groot: van de grootste woningbouwontwikkeling in onze geschiedenis tot het versterken van de kwaliteit van de openbare ruimte en het verbeteren van digitale dienstverlening.

Onze organisatie telt zo’n 650 medewerkers en kenmerkt zich door een platte structuur. We zetten sterk in op persoonlijk leiderschap en geven onze mensen de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. Zo blijven we flexibel en wendbaar en kunnen we snel inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. In diezelfde geest zoeken we partners die vakmanschap combineren met betrokkenheid en die samen met ons werken aan duurzame resultaten voor Katwijk.

Eisen

• Indien de opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, voldoet de
  inschrijver aan één van de onderstaande eisen: Beschikt over een geldige
  SNA-certificering (NEN 4400-1 of NEN 4400-2), of
• Beschikt aantoonbaar over een gelijkwaardig alternatief, bestaande uit: een
  recente WKA-verklaring van de Belastingdienst, én
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als
  bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent in een
  bestuurlijke omgeving

Gunningscriteria

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse,
  directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeente of andere
  overheidsorganisatie
• Aantoobare werkervaring in de (secretariele en administratieve)
  ondersteuning van bestuurders, Beschrijf de ervaring van de kandidaat met
  het rechtstreeks ondersteunen van bestuurders, directieleden of
  concernmanagement
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een secretariële of
  managementondersteunende richting
• Beschikbaar per juni 2026 voor minimaal 24 uur tot 36 uur op in elk geval
  woensdag en/of vrijdag

Competenties

• Flexibiliteit
• Zelfstandigheid
• Klantgerichtheid
• Schriftelijke communicatie
• Plannen en organiseren

Interview Datum

gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 18 juni 2026 in de middag

Je sollicitatie dient uiterlijk 16 juni 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.