Adviseur Projectbeheersing

Functieomschrijving

Functietitel

Adviseur projectbeheersing

Locatie

Arnhem

Opdrachtomschrijving

Uitvoeren van het beheer op de archivering in het document management systeem tijdens projectactiviteiten. Dit omvat onder andere registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming adequaat uitvoeren en de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het gebruikte document management systeem.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste personen (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht

• Ingericht projectarchief volgens gemaakte afspraken en dat voldoet aan de kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht

Ja

Meest essentiële competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (o.a. rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen)
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid

Eisen & Wensen

Eisen

• Minimaal HBO denk- en werkniveau.
• Aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

Eisen

• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand
  in acht wordt genomen
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden
  aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam
• Daarnaast dient bij ‘woonplaats’ de actuele woonplaats van de kandidaat te
  worden ingevuld
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen
  bedrijfsnaam en logo toegestaan
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten
  die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen
• Minimaal HBO denk en werkniveau
• Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem
  (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
  dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies

Gunningscriteria

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR,
  Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie

Je sollicitatie dient uiterlijk 10 mei 2026 om 06:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.