Records Manager – cluster MO

Functieomschrijving

Functie

Als records manager DIVA ben je verantwoordelijk voor de succesvolle implementatie van het document managementsysteem (DMS) DIVA. Je richt je op het opzetten en verbeteren van een professionele digitale informatiehuishouding en vergroot het bewustzijn rondom digitale dossiervorming.

Kernverantwoordelijkheden

• Uitvoeren van informatieanalyses om inzicht te geven in de huidige staat van de informatiehuishouding.
• Ontwerpen van ordeningsstructuren zodat informatieopslag voldoet aan wet- en regelgeving.
• Samenbrengen van bevindingen in een overtuigend advies ter verbetering van de informatiehuishouding.
• Begeleiden van de datamigratie naar het DMS DIVA.

Je zorgt ervoor dat informatie volledig, vindbaar en veilig is en voldoet aan geldende wet- en regelgeving.

Jouw profiel

Je weet hoofd- en bijzaken te scheiden en complexe informatievraagstukken terug te brengen tot heldere, praktische adviezen. Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen om systemen en regels draait, maar vooral om mensen en werkwijzen.

• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende belanghebbenden en luistert naar wat er speelt binnen de organisatie.
• Je werkt gestructureerd en behoudt overzicht bij meerdere gelijktijdige trajecten.
• Je gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie en hebt oog voor wettelijke kaders.
• Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en signaleert risico’s en verbeterkansen.
• Je durft bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en komt met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie.
• Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en brengt ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over.
• Je combineert inhoudelijke deskundigheid met overtuigingskracht en tact om anderen mee te nemen in veranderingen.

Organisatie

Onze organisatie
Rotterdam is dé stad waar jij je thuis voelt. Dit zorgt dat jij in jouw werk altijd voor het beste resultaat gaat. Resultaat dat behaald wordt dankzij uitstekende adviesvaardigheden en een goede samenwerking met collega’s. Jij komt met ideeën op de proppen die je op overtuigende wijze overbrengt. Deze concepten bedenk jij met in jouw achterhoofd de organisatie en de burgers van Rotterdam. Nieuwe inhoudelijke ontwikkelingen zie jij als een kans en zeker niet als een bedreiging. Dynamiek, complexiteit en diversiteit in een grote organisatie, daar loop jij voor warm.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding
• Je hebt werkervaring met datamigratie-trajecten vanaf een netwerkschijf
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie

Gunningscriteria

• Je hebt een hbo-opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer of
  archiefwetenschappen
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en
  dossiervorming binnen een Document Management Systeem
• Je hebt werkervaring binnen het sociale domein
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol
• Je hebt werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij
  een ministerie of bij de Rijksoverheid

Interview Datum

04 sep. 2026 (vr.), 12:00

Je sollicitatie dient uiterlijk 31 augustus 2026 om 05:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.