Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner

Functieomschrijving

Vacature: Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner (28 uur)

Wij zoeken een tijdelijke afdelings- en managementondersteuner voor 28 uur per week ter vervanging van zwangerschaps- en bevallingsverlof. In deze rol ondersteun je de gehele afdeling Samenleving, inclusief het afdelingshoofd en de teamleiders, bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Wat ga je doen?

• Opstellen en verwerken: verzorgen en opstellen van beschikkingen voor partners in het maatschappelijk veld; overeenkomsten en beschikkingen laten ondertekenen en versturen; verwerken van rugzakjes kunst- en cultuureducatie.
• Applicatie- en eerste lijn ondersteuning: eerste aanspreekpunt bij vragen over applicaties zoals Outlook en Onegov; postverdeler Onegov.
• Secretariële en administratieve ondersteuning: afspraken plannen en organiseren (intern en extern) en locaties regelen; verzorgen van correspondentie en het maken van overzichten; verzorgen van agenda’s voor bestuurlijk overleg; aanmelden en wegwijs maken van nieuwe collega’s en regelen van laptop en telefoon; representatieregeling uitvoeren (bloem, lunch, cadeau enz.).
• Financiële en projectenadministratie: facturen voorcoderen en verplichtingen aanmaken in Key2financiën; verzorgen van projectenadministratie; administratief toetsen en zo mogelijk afhandelen van subsidieaanvragen; zorgdragen voor inhoudelijke en financiële overzichten voor het jaarlijkse subsidieprogramma en -proces; schema’s maken en stukken leveren voor accountantscontrole (o.a. subsidieprogramma).
• Publicatie en ondersteuning beleid: beleidsregels publiceren via Daadkracht; assisteren bij verzamelen van informatie, samenstellen van (digitale) dossiers en het maken van overzichten; voorstellen doen voor kwaliteitsverbetering in administratieve- en secretariële procedures en processen.
• Organisatie van activiteiten: plannen van trainingen, cursussen, bijeenkomsten en andere (personeels)gesprekken.

Wat verwachten wij van jou?

Functie-eisen

• Minimaal mbo-opleiding afgerond (voorkeur secretariële opleiding).
• Ervaring met vergelijkbare werkzaamheden bij een gemeente.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Persoonskenmerken

• Enthousiaste aanpakker met een plezierige persoonlijkheid.
• Stressbestendig en snel inzetbaar.
• Proactief, communicatief sterk en oplossingsgericht.
• Samenwerkingsgericht, ondernemend, flexibel en gemotiveerd om het maximale uit jezelf te halen.

Kerncompetenties: eigenaarschap, planmatig werken, verplaatsen in de klant en hiernaar handelen.

Wat bieden wij

• Een afwisselende tijdelijke functie met een prettige en collegiale werksfeer.
• Verantwoordelijkheden laag in de organisatie.
• Flexibele werktijden en deels thuiswerken mogelijk; voorkeur voor werkdagen op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag.

Organisatie

Het is hier echt!

Hilvarenbeek is een gemeente die bestaat uit zes dorpskernen waar 15.000 inwoners wonen, werken en verblijven. Onze inwoners weten zelf het beste op welke manier zij in Hilvarenbeek willen leven. Dus werken wij samen. Samen met o.a. dorpscoöperaties, ondernemers, inwoners, overheidsinstanties en vrijwilligers. Met ook met onze samenwerkingsgemeenten Oisterwijk en Goirle. De inzet en betrokkenheid van onze inwoners is groot, zij hebben hun visie gegeven op de toekomst van onze gemeente. Dit is vastgelegd in de Toekomstvisie.

De organisatie bestaat uit drie afdelingen:

• Samenleving
• Ruimte
• Dienstverlening

De organisatie bestaat uit ongeveer 130 medewerkers. Zij worden aangestuurd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur, een afdelingsmanager Dienstverlening, een afdelingshoofd Ruimte en een afdelingshoofd Samenleving.

Werken bij de gemeente Hilvarenbeek
Ons kleinschalige karakter en de grote samenlevingskracht zijn onze energiebronnen voor besluitvorming en dienstverlening. We zijn een wendbare en weerbare organisatie, een gezaghebbende overheidspartij en een zelfbewuste en betrouwbare samenwerkingspartner. We zijn hierbij een innovatieve partner die meedenkt en meedoet, een professionele dienstverlener en inspirerende werkgever. We staan voor kwaliteit en leefbaarheid.

We vinden het belangrijk dat ieder zijn verantwoordelijkheid neemt. Daarbij werken we samen. Met andere gemeenten in de regio, met ondernemers en contractpartners en vooral met onze inwoners. We leveren kwaliteit in ons werk, zijn proactief en hebben korte lijnen. We weten elkaar te vinden.

Als gemeente hechten we veel waarde aan een goed contact met onze inwoners en ondernemers. Om die reden hebben we servicenormen opgesteld. We zorgen voor een goede bereikbaarheid, handelen vragen binnen gestelde termijnen af en verwerken persoonsgegevens op een goede manier. Jij helpt mee vorm te geven aan onze dienstverleningsnorm. En samen maken we die beloften waar!

We werken digitaal. Digitale vaardigheden spelen een steeds prominentere rol binnen het werk en ook binnen jouw functie. We verwachten dan ook dat jij daarover beschikt en dat jij jouw competenties en vaardigheden inzet om onze processen verder te verbeteren.

Bij de gemeente Hilvarenbeek krijg je verantwoordelijkheid, vrijheid en vertrouwen. Kom jij bij ons werken?

Eisen

• Kandidaat heeft aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau
• De kandidaat is beschikbaar voor 28 uur per week
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar recente werkervaring als management-,
  directie-, bestuurs- of afdelingsondersteuner binnen een gemeentelijke
  organisatie

Gunningscriteria

• Kandidaat is beschikbaar op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag

Competenties

• Planmatig werken
• Eigenaarschap
• Samenwerken
• Flexibiliteit
• Past de kandidaat in het team

Je sollicitatie dient uiterlijk 31 augustus 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.