Projectsecretaris – cluster SB

Functieomschrijving

Jouw functie

Als projectsecretaris ben je het geweten van een project of programma en een betrouwbare sparringpartner voor de project- of programmamanager. Je bent breed inzetbaar, brengt je eigen kennisaccent en kwaliteiten in, bent inhoudelijk betrokken, kunt adviseren en pakt taken zelfstandig op. Waar nodig vervang je de project- of programmamanager tijdelijk.

Verantwoordelijkheden

Taken:

• Produceren van relevante projectdocumenten in samenwerking met betrokken specialismen (projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten) en afstemmen van opzet, inhoud en besluitvorming met de project- of programmamanager.
• Voorbereiden, plannen, agenderen en verslagleggen van relevante overleggen of bijeenkomsten; beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Dienen als aanspreekpunt voor het project of programma, ook ten aanzien van bestuurlijke besluitvorming, en regie voeren op het bestuurlijke besluitvormingsproces.
• Bewaken van de voortgang van het project of programma op de GOTRICK-aspecten; hierover rapporteren en adviseren over beheersing.
• Actief vergaren van specialistische kennis en informatie over relevante aspecten van het project of programma.
• Informeren en adviseren (gevraagd en ongevraagd) van betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de project- of programmaorganisatie.
• Actief deelnemen aan relevante overleggen en regelmatig afstemmen over voortgang en eigen werkzaamheden met de project- of programmamanager.

Jouw profiel

Gewenste eigenschappen en vaardigheden:

• Affiniteit met werken op korte opdrachten in wisselende contexten; flexibel en aanpassingsgericht.
• Snel nieuwe inhoud eigen maken en proactieve werkhouding.
• Vaardig in een politiek-bestuurlijke omgeving en in staat zelfstandig regie te voeren en voortgang en planning te bewaken.
• Beschikt over een breed netwerk en uitstekende netwerkvaardigheden; gemakkelijk contacten leggen en netwerk uitbreiden.
• Toont lef in uitvoering van opdrachten en geeft gevraagd en ongevraagd advies.
• Communicatief vaardig, analytisch sterk en oplossingsgericht; kan complexe vraagstukken doorgronden en vertalen naar praktische, uitvoerbare oplossingen.

Organisatie

Onze organisatie
De gemeente Rotterdam is verdeeld in diverse clusters. Het cluster Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. Met ruim 3000 collega’s zorgen we ervoor dat de stad een fijne, veilige en schone stad is om in te wonen, werken en recreëren. De sectoren Schone Stad, Openbare Werken en Toezicht & Handhaving dragen hier gezamenlijk zorg voor. Gebiedsgericht, met oog voor het ritme van de stad en samen met de Rotterdammers.

Vakmanschap staat bij ons hoog in het vaandel, gericht op het beste resultaat op straat. Efficiënt, duurzaam en innovatief. Altijd de verbinding zoekend met de behoefte van burgers, bedrijven en bezoekers. Daar wordt Rotterdam zichtbaar beter van!

Eisen

• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring als projectsecretaris of een
  vergelijkbare rol. opgedaan in de afgelopen vijf jaar
• Je beschikt over minimaal een afgeronde hbo-opleiding
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken

Gunningscriteria

• Je hebt minimaal twee jaar werkervaring bij een gemeente met meer dan
  160.000 inwoners
• Je hebt werkervaring met MS Office- 365 applicaties (Word, Outlook, Excel
  en Powerpoint, Teams, Sharepoint en One Drive)
• Je hebt werkervaring met het gebruik van AI-tools ter ondersteuning van
  verslagleggingen

Interview Datum

02 sep. 2026 (wo.)

Je sollicitatie dient uiterlijk 27 augustus 2026 om 05:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.