Projectsecretaris

Functieomschrijving

Context

Projectbeheersing van een portfolio van zes projecten binnen het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD). De opdracht loopt tot oplevering van de eindresultaten en wordt afgesloten na overdracht van de projectadministratie, het projectarchief en de financiële decharge.

Rol

Functie: Projectsecretaris (bedrijfsvoerings-secretaris) — verantwoordelijk voor financieel administratieve ondersteuning en projectbeheersing van meerdere projecten tegelijk.

Opdracht en activiteiten

Kernactiviteiten:

• Projectbeheersing: bewaken van voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines; signaleren van risico’s en afwijkingen; proactief adviseren van projectleiders.
• Financieel beheer: opstellen, controleren en actualiseren van budgetten, kostenramingen en rapportages; verwerken van gegevens in AFAS en andere administratieve systemen; bewaken van contracturen en projectbudgetten.
• Inkoop en contractbeheer: coördineren van inhuur- en inkooptrajecten (offerteaanvraag tot contractbewaking); naleven van interne procedures; tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.
• Projectovereenkomsten en decharge: beheren van projectovereenkomsten; faciliteren van administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief voorbereiding van de decharge.
• Rapportage en advisering: verzorgen van maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages; vertalen van cijfers naar managementinformatie; bijdragen aan periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.
• Samenwerking en kennisdeling: onderhouden van contact met interne en externe partners; beantwoorden van vragen van projectteams.

Concrete deelresultaten (meetbaar)

• D1: Voor alle zes projecten is een goedgekeurde begrotingsstructuur opgeleverd.
• D2: Voor alle zes projecten is een volledig ingerichte projectadministratie beschikbaar.
• D3: Alle noodzakelijke contract- en inkooptrajecten zijn administratief afgerond.
• D4: Voor elk project is maandelijks een financiële rapportage beschikbaar binnen de afgesproken termijn.
• D5: Per project is een volledig digitaal projectarchief ingericht.
• D6: Projectadministraties voldoen aantoonbaar aan interne audit- en verantwoordingsvereisten.

Eindresultaten (oplevering)

• E1: De projectstructuur en administratie zijn afgerond.
• E2: Het projectarchief is compleet en in beheer overgedragen.
• E3: De (financiële) decharge heeft plaatsgevonden.

Beoordeling en feedbackmomenten

Beoordeling vindt per project en per projectfase plaats volgens de volgende criteria:

• Initiatiefase: D1 (begroting), D2 (projectadministratie ingericht), D3 (opdrachtverlening en contractvorming afgerond).
• Realisatiefase: D4 (maandelijkse financiële voortgangsrapportage), D5 (projectarchief ingericht), D6 (projectadministratie opgezet en uitgevoerd).
• Na beëindiging: E1 (afgeronde projectadministratie), E2 (overgedragen projectarchief), E3 (financiële decharge afgerond).

Onzekerheden ten aanzien van duur

Overschrijding van de verwachte duur kan optreden door externe factoren, waaronder mogelijke verlenging van projecten door de opdrachtgever wanneer projectresultaten niet binnen de gestelde tijd kunnen worden bereikt. Eventuele verlenging betreft in dat geval de looptijd van het betreffende project.

Specifieke kennis

Naast ervaring als projectsecretaris is specifieke kennis en ervaring binnen het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD) randvoorwaardelijk.

Gewenst profiel

Je ondersteunt meerdere projecten tegelijk en combineert denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig operationeel handelen. Je werkt gestructureerd, bent scherp op deadlines, hebt oog voor kwaliteit en samenwerking, en weet een balans te vinden tussen nauwkeurigheid en pragmatiek. Je floreert in een dynamische omgeving gericht op samenwerking, overzicht en resultaat.

Eisen

• Eis 1: Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in de functie van projectsecretaris/PMO in de afgelopen 7 jaar, waarvan minimaal 3 jaar als senior projectsecretaris/PMO.
• Eis 2: Minimaal 24 uur per week beschikbaar.
• Eis 3: Per direct beschikbaar.

Wensen

• Wens 1: Beschikking over een PMO-certificering.
• Wens 2: Recente aantoonbare ervaring met projectbeheersing van meerdere projecten/programma’s tegelijk.
• Wens 3: Recente aantoonbare ervaring met contractbeheer en inkoop (uitvoerende rol).
• Wens 4: Recente aantoonbare ervaring met beheer van financiële project/programma-administratie (uitvoerende rol).

Eisen

• Je hebt de afgelopen 7 jaar minimaal 5 jaar (aaneengesloten)
  aantoonbare ervaring in de functie van projectsecretaris/PMO, waarvan
  minimaal 3 jaar als senior projectsecretaris/PMO
• Je bent minimaal 24 uur per week beschikbaar
• Je bent per direct – doch uiterlijk per 22 juli – beschikbaar

Gunningscriteria

• Wens 1:Beschikking over een PMO-Certificering
• Wens 2:Recente aantoonbare ervaring met de projectbeheersing van meerdere
  projecten/programma’s tegelijk
• Wens 3:Recente aantoonbare ervaring op het vlak van contractbeheer en
  inkoop (in een uitvoerende rol)
• Wens 4:Recente aantoonbare ervaring met beheer van financiële
  project/programma-administratie (in een uitvoerende rol)
• Aanvullende informatie
• Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt
  geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder
  andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid
• De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van
  loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot
  opdrachtgever
• Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort
  en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst
• Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven
  over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel,
  de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening

Je sollicitatie dient uiterlijk 9 juni 2026 om 10:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.