Projectmedewerker administratie – cluster SO

Functieomschrijving

Functie

Als projectmedewerker administratie verwerk je digitale aanvragen voor het proces Eerder aanvragen in het bouwproces en de bijbehorende bewijslast. Je controleert aan de hand van een checklist of aanvragen volledig zijn en adviseert over de volledigheid van de bewijslast en of een bestuursverklaring kan worden afgegeven. Je beantwoordt vragen van aanvragers en collega’s via e-mail en andere digitale kanalen en legt informatie helder en begrijpelijk uit. Je zorgt ervoor dat alle documenten en gegevens zorgvuldig, overzichtelijk en digitaal worden opgeslagen zodat dossiers compleet en goed vindbaar blijven.

Wat ga je doen

Belangrijkste taken:

• Verwerken van digitale aanvragen en de bijbehorende bewijslast.
• Controleren of aanvragen volledig zijn aan de hand van een checklist.
• Beoordelen of de aangeleverde bewijslast voldoet aan de gestelde voorwaarden.
• Voorbereiden van bestuursverklaringen wanneer de aanvraag compleet is.
• Beantwoorden van vragen van aanvragers en collega’s via e-mail en andere digitale kanalen aan de hand van een FAQ en werkinstructies.
• Zorgvuldig registreren en archiveren van documenten in de juiste digitale dossiers.
• Signaleren van terugkerende vragen, knelpunten of onduidelijkheden en deze terugkoppelen aan het projectteam.
• Ondersteunen bij overige administratieve werkzaamheden binnen het projectteam.

Jouw profiel

• Je haalt energie uit zorgvuldig administratief werk en vindt het belangrijk dat dossiers volledig en correct zijn.
• Je bent nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.
• Je werkt graag volgens vaste procedures, werkinstructies en checklists, maar denkt mee bij ontbrekende informatie of verbeteringen.
• Je durft vragen te stellen bij onduidelijkheden en stemt bijzonderheden af met collega’s.
• Je communiceert helder en vriendelijk en beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel schriftelijk als mondeling.
• Je voelt je prettig bij voornamelijk digitale contactmomenten; af en toe telefonisch contact kan nodig zijn.
• Je werkt goed samen binnen een projectteam, bent flexibel inzetbaar en behoudt overzicht bij een grotere hoeveelheid aanvragen.
• Je zorgt ervoor dat informatie correct wordt verwerkt en digitaal goed wordt opgeslagen zodat dossiers actueel blijven.

Werkomgeving

• Je komt terecht in een tijdelijk projectteam waarin in korte tijd veel aanvragen worden verwerkt.
• Het werk is repetitief van aard; later in het proces kunnen aanvullende administratieve werkzaamheden volgen.
• Het contact met aanvragers verloopt voornamelijk digitaal; telefonisch contact is incidenteel.
• Werken op kantoor is de norm; tijdens de inwerkperiode werk je volledig op locatie om vertrouwd te raken met systemen, werkwijze en het projectteam.

Organisatie

Onze organisatie
Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft – samen met private en publieke partners – vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring in een administratieve of
  ondersteunende functie
• Je hebt werkervaring met het verwerken en controleren van gegevens en
  documenten
• Je hebt kennis van en werkervaring met Excel, Outlook en Word

Gunningscriteria

• Je hebt werkervaring binnen overheidsorganisatie
• Je hebt werkervaring met Microsoft Excel en kunt gegevens zorgvuldig
  verwerken, controleren en overzichtelijk bijhouden
• Je hebt geen vakantie gepland langer dan 2 weken in 2026

Interview Datum

17 aug. 2026 (ma.)

Je sollicitatie dient uiterlijk 10 augustus 2026 om 05:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.