Projectleider Document Management systeem (DMS) (ZZP of Dienstverband)

24 uur ZZP
Enschede
9 september 2026
€55 - €75
Solliciteren kan tot: 15 september 2026
Solliciteer nu

Solliciteer op deze baan

CV uploaden (doc, docx, pdf)

Functieomschrijving

Functieoverzicht

Opdracht voor een documentmanagement-professional om een samenhangend fundament voor documentbeheer te ontwerpen dat aansluit op Microsoft 365 en voldoet aan relevante compliance-eisen (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet).

Doel

Doel: Ontwerp en implementeer een systeem voor documentmanagement dat de document- en informatielevenscyclus ondersteunt, onderscheid maakt tussen werk- en officiële documenten, aansluit op M365 en voldoet aan compliance-eisen.

Scope (in-scope)

  • IST-analyse en GAPS: huidige situatie, landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive-gebruik, archivering
  • Definitiekader: begrippen (document, werkdocument, vastgesteld document, metadata, classificatie, eigenaarschap)
  • Classificatie- en taxonomiemodel: organisatiebreed met niveaus voor onderdeel, informatiesoort, documentstatus, eigenaarschap
  • Metadata-kader: verplichte elementen (titel, eigenaar, classificatie, bewaartermijn, archiefstatus, enz.)
  • Governance en eigenaarschapsmodel: rollen, verantwoordelijkheden, RACI-matrix, escalatiemodel, besluitvorming
  • Beleidskader documentbeheer: doelstelling, eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, compliance
  • Procedurehandboek: concrete stappen voor aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen
  • M365 normenkader: functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, content types, labels, retentie, records management
  • Implementatie roadmap: quick wins, middellange termijn, prioriteiten- en risicomatrix

Scope (out-of-scope)

  • Feitelijke implementatie/uitrol in de organisatie
  • Technische inrichting van systemen
  • Workshops, interviews en analyses als eindresultaat (alleen formele producten tellen)
  • Trainingen en change management

Te leveren producten

  • M1: IST-analyse & GAPS (ca. 10–15 pagina’s)
    • Huidige situatie: landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive-inrichting, archivering, governance
    • Beleid en procedures: bestaand versus ontbrekend
    • Top 10 risico’s (risico, oorzaak, impact, aanbeveling)
    • GAP-analyse tegen toekomstige situatie met maatregelen
  • M2: Begrippenkader, Classificatie & Taxonomie (ca. 15–25 pagina’s)
    • Begrippenkader: 15–20 sleutelbegrippen met definitie, voorbeeld en beheergevolgen
    • Classificatiemodel: niveaus, voorbeelden, eisen aan opslag/delen/bewaartermijn
    • Organisatie-brede taxonomie: bedrijfsvoering, diensten, informatiesoorten, documentstatus, eigenaarschap
    • Metadata-kader: verplichte elementen met definitie, doel, rol
  • M3: Governance & Eigenaarschapsmodel (ca. 10–15 pagina’s)
    • Rollen met doel, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
    • RACI-matrix voor alle documentbeheeractiviteiten
    • Escalatiemodel en compliance-rapportage
    • Besluitvormingsmodel
  • M4: Beleidskader Documentbeheer (ca. 15–20 pagina’s)
    • Beleidsregels voor eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, vastgestelde documenten, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, extern delen, compliance
    • Per regel: beleidsregel, rationale, verantwoordelijke rol
    • Geschikt voor bestuurlijke vaststelling
  • M5: Operationalisering, Procedures, M365-Inrichting & Implementatie roadmap (samengevoegd; ca. 45–60 pagina’s)
    • Deel A – Procedurehandboek Documentbeheer (ca. 20–25 pagina’s): uitgewerkte procedures voor aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen, wijzigen eigenaarschap, periodieke review; per procedure doel, trigger, stappenplan, rollen, input/output, uitzonderingen.
    • Deel B – M365 Normenkader & Inrichtingseisen (ca. 12–18 pagina’s): functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, metadata, content types, labels, retentie, records management; per onderdeel eis, beleidsgrondslag, verantwoordelijke rol.
    • Deel C – Eindrapport & Implementatie roadmap (ca. 10–15 pagina’s): samenvatting van bevindingen, roadmap Fase II (quick wins, middellange en lange termijn), prioriteiten- en risicomatrix, basis voor managementbesluit.
    • Integrale kwaliteitseisen: samenhangend integraal projectrapport; peer-reviewed; cross-references tussen Procedures, M365-eisen en Roadmap; geschikt voor bestuurlijke vaststelling en operationalisering.

Planning & werkwijze

  • Looptijd: 20 weken
  • Type opdracht: resultaatgericht; de professional bepaalt in samenspraak met de stuurgroep de aanpak en planning
  • Ondersteuning: werkgroep met vertegenwoordigers van relevante functionele disciplines

Acceptatiecriteria

  • Producten volledig opgeleverd in Word met versiebeheer, auteur, datum en status
  • Producten voldoen aan de inhoudelijke eisen zoals beschreven
  • Peer review heeft plaatsgevonden; opmerkingen zijn verwerkt of gemotiveerd afgewezen
  • Stuurgroep heeft schriftelijk akkoord gegeven
  • Workshops, interviews en memo’s tellen niet als formele oplevering

Organisatie

SamenTwente is de overkoepelende organisatie van 3 professionele uitvoeringsorganisaties: de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Twente (GGD Twente), Veilig Thuis Twente (VTT) en de Organisatie voor Zorg en Jeugdhulp in Twente (OZJT).

Elk van de 3 organisaties heeft binnen het verband van SamenTwente haar eigen positie, identiteit en herkenbaarheid. Zowel Kennispunt Twente, Samen14 en Twentse Koers zijn als gast in onze organisatie ondergebracht.

Met onze uitvoeringsorganisaties faciliteren en voeren we de taken uit die overheden hebben om te zorgen voor gezonde, veilige en vitale inwoners. We werken samen met lokale en regionale ketenpartners, stakeholders, en vanuit en voor de Twentse samenleving.

Alleen samen kunnen we dwarsverbanden leggen, de inhoudelijke verbinding versterken, vroegtijdig signaleren, agenderen en de kwaliteit van onze diensten en zorgtaken nog beter waarmaken. Onze samenwerking sluit aan op én versterkt de lokale ambities, opgaven en inzet van gemeenten en maatschappelijke partners. Preventie, gezondheidsbevordering, veiligheid en levenskwaliteit hebben daarin onze focus.

Eisen

  • Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als
    projectleider informatiebeheer
  • Aantoonbare werkervaring M365-architectuur
  • Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het
    schrijven van implementatieplannen informatiebeheer

Gunningscriteria

  • Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau in de
    richting van IT, informatiemanagement
  • Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als
    projectleider informatiebeheer
  • Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 & documentbeheer met duidelijke
    motivering
  • Aantoonbare kennis compliance-kaders (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet)

Competenties

  • Sterke communicatieve vaardigheden
  • Besluitvaardig
  • Resultaatgericht
  • Analytisch vermogen
  • Stressbestendig
  • Zelfstandig werkend

Je sollicitatie dient uiterlijk 15 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.

Gerelateerde banen