Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Maassluis mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Maassluis. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). Gemeente Maassluis merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).
Wie zijn wij
Gemeente Maassluis, een stad met ruim 36.000 inwoners waar geschiedenis en scheepvaart samenkomen met nieuwe ideeën. Je komt terecht in een organisatie vol met trotse mensen, een plek waar we samen het verschil maken. Met bijna 300 medewerkers werken wij onder het motto: “Samen zijn wij Maassluis: Investeren in een duurzame toekomst”. Voor het cluster Bedrijfsvoering, team Informatievoorziening zoeken we een Medewerker Documentaire Informatievoorziening.
Opdracht
Als medewerker documentaire informatievoorziening draag je zorg voor de continuïteit van het gebruik van het Zaaksysteem en het uitdragen van het belang van goed informatiebeheer. Daarbij hou je rekening met wet en regelgeving en de wensen vanuit de organisatie. Het doel is om de informatiehuishouding op orde te brengen en te houden en om de gebruikers bij het gebruik van Zaaksysteem te ondersteunen.
Je werkzaamheden bestaan uit de volgende vier hoofdtaken:
– het beheer van het zaaksysteem: je hebt de zorg voor het inrichten, controleren en onderhouden van het zaaksysteem. Daarbij hoort ook het onderhouden van het contract met de leverancier.
– het onderhouden van contact met contact met de interne klant/gebruiker zaaksysteem: bij vragen, storingen en problemen ben jij het eerste aanspreekpunt. Je zorgt voor duidelijke instructies en informatie over het zaaksysteem.
– Het geven van advies over documentaire informatievoorziening: hierbij kan je denken aan het ontwikkelen en doen van verbetervoorstellen, de controle op de kwaliteit van dossiers, het opleveren van managmentrapportage’s en het implementeren en vertalen van (beleids) regels uit wet- en regelgeving.
– Het werken aan de informatiehuishouding: je draagt zorg voor de afstemming met betrokken en een goede uitwisseling van gegevens met andere applicaties. Tot slot zorg je voor borging van de in de archiefwet opgenomen bezwaartermijnen en vernietiging.
Vereisten / knock-outcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Minimaal een afgeronde mbo 4 opleiding;
3. Een maximum uurtarief van € 70,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten;
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het DMS/Zaaksysteem Zaaksysteem.nl
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als DIV medewerker;
Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. Minimaal een afgeronde mbo 4 opleiding op het gebied van informatiemanagement (30punten);
7. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als DIV medewerker (35 punten);
8. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als DIV medewerker binnen een gemeentelijke instelling (20 punten);
9. Een afgeronde cursus/opleiding SOD I (15 punten).
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
Competenties
- Je beschikt over actuele kennis van de AVG;
- je beschikt over een vlotte pen en bent in staat om op niveau verschillende stukken te schrijven;
- je hebt ervaring met het opstellen van procedures en beleidsstukken;
- je geeft praktisch advies, signaleert niet alleen risico’s, maar komt ook met oplossingen;
- Je weet van aanpakken en weet te overtuigen;
- Je bent communicatief sterk en durft aan te spreken als dat nodig is;
- Je beschikt over analytisch vermogen, je bent adviesvaardig, resultaatgericht, flexibel en standvastig;
- Je kan goed prioriteiten stellen en hierop sturen;
- Je bent in staat om het belang van verschillende perspectieven te duiden en te wegen
Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling”. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.
Stap 2: Selectie van cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.
De Alle cv’s kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.
Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.
Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.
Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.
De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.
Functieschaal
Het uurtarief voor deze functie bedraagt maximaal € 70,- . Dit is verbonden aan functieschaal 6/7 van de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de wet gelijke behandeling.
Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.
Offerte eisen
Maximaal 5 pagina’s en excl. voorblad, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Motivatie opgesteld door de kandidaat zelf, toegevoegd als één document achter het cv.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma t/m vrij.
Is hybride werken mogelijk: Nee
Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 19 maart 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 18 maart 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.
Overige informatie
- De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
- Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
- BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen Nee
- Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 11 maart 2026 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 12 maart 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kan je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kan je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.
De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 17 maart 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kan je reageren.
