Manager Projectbeheersing

Functieomschrijving

Functie

Manager Projectbeheersing (MPB)

Over de opdracht

Je bewaakt financiën, planning en risico’s van meerdere projecten binnen het IPM-model. Je bent een stevige sparringpartner voor projectmanagers en het ankerpunt voor beheersing, dossiervorming en subsidies.

Positie

Je werkt als zelfstandig lid van projectteams van meerdere projectmanagers, zonder functionele ondergeschiktheid. Je levert beheersinformatie en advies ter ondersteuning van sturing en werkt nauw samen met de interne financieel projectadviseur voor de financiële aansluiting op afdelingsniveau.

Taken

• Rapportage en voortgangsbewaking: Opstellen van integrale voortgangs- en risicorapportages, sturen op openstaande acties, signaleren en registreren van wijzigingen in scope, tijd en geld, en inhoudelijke voorbereiding van projectoverleggen.
• Planning en risicomanagement: Opstellen en actief bewaken van projectplanningen; organiseren en begeleiden van risicosessies en periodieke actualisatie van het risicodossier; risico’s actief inbrengen in projectteamoverleggen.
• Financieel projectbeheer: Voeren van financieel beheer per project: aanvragen van kredieten, monitoren van budgetuitputting en controleren van facturen; coördineren van SSK-ramingen en bewaken van aansluiting op het projectbudget.
• Subsidiebeheer per project: Zelfstandig afhandelen van subsidieaanvragen, wijzigingsverzoeken en vaststellingen; opstellen van activiteitenverslag en financieel subsidieoverzicht; gereedmaken van documentatie voor accountants en verwerken van SISA-verantwoordingen in afstemming met de financiële afdeling.
• Digitale projectomgevingen en dossiervorming: Beheren van digitale projectomgevingen (Teams, projectpagina’s) en eindverantwoordelijkheid voor het projectdossier (verslagen, opdrachten, offertes, facturen, wijzigingen, ontwerpen, correspondentie); controleren en overdragen van opleverdossiers aan beheer.
• Aanbestedingsondersteuning: Ondersteunen van aanbestedingstrajecten door verzorging van planning, afstemming met de inkoopafdeling, organisatie van informatiesessies, opstellen van nota’s van inlichtingen en communicatie via TenderNed.

Verwachte resultaten

• Compleet en actueel overzicht van de beheersing van de projecten (scope, tijd, geld, risico’s, kwaliteit).
• Heldere, tijdige rapportages en actuele risicodossiers en planningen per project.
• Correcte en tijdige financiële verantwoording, inclusief subsidieafhandeling.
• Functionele en toegankelijke digitale projectomgevingen en een compleet projectarchief.
• Afgeronde aanbestedingstrajecten inclusief planning, procesdocumentatie en communicatie.

Organisatie

De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de
  richting van een bedrijfseconomische of technische opleiding
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als manager
  projectbeheersing bij een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met financiel projectbeheer in de fysieke
  leefomgeving (infra, riolering, wegen, groen)
• Aantoonbare werkervaring met het IPM-model (benoem duidelijk in het cv hoe
  hier aan voldaan is)
• Aantoonbare werkervaring met subsidieprocessen (aanvragen, wijzigen,
  vaststellen – provincie of rijk) (benoem duidelijk in het cv hoe hier aan
  voldaan is)
• Aantoonbare werkervaring metfinanciële systemen als Cognos, Financials of
  vergelijkbaar (benoem aan de hand van 2 voorbeelden in het cv hoe hier aan
  voldaan is)
• Beschikbaar voor minimaal 24 uur per week

Gunningscriteria

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als manager
  projectbeheersing bij een gemeente
• Aantoonbare werkervaring metintegrale projectrapportages
  (scope/tijd/geld/risico) in IPM-context
• Aantoonbare werkervaring met subsidieverantwoording (SISA, provinciale
  subsidies)
• Aantoonbare werkervaring bij een gemeente vergelijkbaar met Zeist
  (40.000–100.000 inwoners)
• Aantoonbare werkervaringmet aanbestedingsondersteuning (TenderNed, NvI,
  planning)
• Aantoonbare werkervaring met meerdere gelijktijdige projectteams

Je sollicitatie dient uiterlijk 26 mei 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.