Managementassistent Toeslagen – cluster MO

Functieomschrijving

Jouw functie

Als managementassistent ondersteun je primair meerdere teammanagers. Je werkzaamheden zijn dynamisch en omvatten onder meer:

• Beheren van agenda’s van de teammanagers, met oog voor de belangen van teamleden.
• Beheren van mailboxen van de teammanagers, proactief attenderen en zorgen voor opvolging.
• Beheren van maillijsten (DL-lijsten) van verschillende teams.
• Plannen van overleggen en bijeenkomsten van begin tot eind, inclusief vergaderruimtes/locaties en faciliteiten.
• Ondersteunen bij terugkerende overleggen: uitvragen van agendapunten, opstellen en versturen van de agenda en zorgdragen voor goede en volledige verslaglegging.
• Ziek- en herstelmeldingen afhandelen in overleg met de teammanager wanneer nodig.
• Inkoop en verwerking van bestellingen voor bijvoorbeeld attenties en vergaderlocaties.
• Ondersteunen bij inrichting en beheer van de groep voor uitvoeringsberichten en de interne kennisportal.
• Uitvragen en publiceren van uitvoeringsberichten.

Jouw profiel

• Je blinkt uit in zowel samenwerken als zelfstandig werken en zorgt dat managers optimaal worden ontzorgd.
• Je komt goed voorbereid, stelt de juiste vragen en stemt je acties en werkstijl af op wat op dat moment nodig is.
• Je bent flexibel en proactief bij veranderende omstandigheden.
• Je organiseert graag afspraken en bijeenkomsten die bijdragen aan een professionele uitstraling van het team.
• Je werkt zowel zelfstandig als samen met anderen, altijd op een transparante manier.
• Je krijgt energie van werken in het maatschappelijk domein.
• Je denkt graag mee, pakt zaken snel op en maakt nieuwe onderwerpen moeiteloos eigen.
• Vaardigheden: vertrouwd met Microsoft Office; nieuwe systemen leer je je snel eigen.

Organisatie

Onze organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo‐4 opleiding in een administratieve
  richting
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie, opgedaan
  in de afgelopen 5 jaar
• Je hebt werkervaring bij een overheidsinstantie of bij een gemeente met
  meer dan 100.000 inwoners
• Je beheerst Outlook, Word en Excel op gevorderd niveau. Dit zal ook worden
  getoetst tijdens het verificatiegesprek
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift
  minimaal op C1 niveau

Gunningscriteria

• Je hebt 2 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de
  afgelopen 5 jaar
• Je hebt werkervaring met een planningsysteem zoals Rostar CAS
• Je hebt ervaring met Oracle (inkoopaanvragen toetsen en goedkeuren,
  crediteurenadministratie, tijdschrijven)
• Je hebt kennis van en ervaring met Planon of een vergelijkbaar systeem

Interview Datum

22 jun. 2026 (ma.), 12:00

Je sollicitatie dient uiterlijk 11 juni 2026 om 05:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.