Management Assistent

Functieomschrijving

Functie

Als professional binnen het secretariaat ondersteun je directeuren, afdelingshoofden en teammanagers door het verrichten van reguliere, structurele secretariële werkzaamheden.

Belangrijkste taken

• Secretariële ondersteuning: complex agendabeheer, mailboxbeheer en het prioriteren van afspraken en werkzaamheden.
• Overleggen en bijeenkomsten: organiseren, voorbereiden en faciliteren, inclusief reserveren van vergaderruimten en verzorgen van faciliteiten.
• Administratie en communicatie: afhandelen van inkomende en uitgaande post, telefoonverkeer en overige administratieve werkzaamheden.
• Ontzorgen van leidinggevenden: proactieve ondersteuning in de dagelijkse uitvoering van hun werkzaamheden.
• Procesbewaking: bewaken van de werkvoorraad en voortgang van reguliere secretariële processen.
• Bijdrage aan organisatieactiviteiten: ondersteunen van gemeentebrede activiteiten en organisatorische werkzaamheden voortvloeiend uit de reguliere bedrijfsvoering.
• Samenwerking: samenwerken met collega’s binnen het secretariaat en bijdragen aan een efficiënte en continue dienstverlening.

Organisatie

Bouw mee met de gemeente Westland. De gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is de gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt de gemeente Westland haar inwoner ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente.

Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!

Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit Concern control en eenheid Bureau gemeentesecretaris.

Eisen

• Een aantoonbaar afgeronde opleiding mbo niveau 4 in een secretariële
  richting
• Aantoonbaar verantwoordelijk geweest voor het organiseren, voorbereiden en
  faciliteren van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten, inclusief
  verslaglegging, reserveringen en afstemming met deelnemers
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent,
  directiesecretaresse of bestuurssecretaresse
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van complexe agenda’s
  en mailboxen van meerdere leidinggevenden binnen een dynamische
  organisatieomgeving

Gunningscriteria

• Uiterlijk beschikbaar per 24 augustus 2026 voor gemiddeld 24 uur per week
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer en ondersteuning van
  meerdere managers, directieleden of bestuurders tegelijkertijd
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent,
  directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke,
  (semi)overheids- of politiek-bestuurlijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring binnen een secretariaat waarbij sprake was van
  onderlinge vervanging, gezamenlijke werkvoorraad en samenwerking ten
  behoeve van de continuïteit van de dienstverlening
• Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent,
  directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe
  organisatie

Competenties

• Klantgericht
• Proactief
• Nauwkeurig
• Organisatiesensitief
• Stressbestendig
• Communicatief vaardig
• Zelfstandig
• Teamspeler
• Flexibel
• Integer
• Sterk in plannen
• Sterk in organiseren

Interview Datum

gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland in week 34

Je sollicitatie dient uiterlijk 12 augustus 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.