Documentalist -Oost-Nederland RvdR 2.0 Gelderse Poort

Functieomschrijving

Functie: Documentalist

Uren: 8 uur per week, mogelijk uitbreiding in een latere fase van het project.

Locatie: Arnhem (Eusebiusbuitensingel). Hybride: deels thuiswerken mogelijk.

Opdrachtomschrijving

Je voert werkzaamheden op strategisch en uitvoerend niveau uit op het gebied van document- en informatiemanagement (DIM) ten behoeve van het project Gelderse Poort (onderdeel van het programma Ruimte voor de Rivier 2.0). Het projectarchief moet worden ingericht, beheerd en gearchiveerd in CONNECT; momenteel staan documenten op een SharePoint van de provincie en op de P:-schijf.

Taken en verantwoordelijkheden

• Inventariseren en inrichten projectarchief: inrichten, onderhouden en overdragen van het projectarchief conform kaderdocumenten.
• Werkwijze DIM: opstellen en periodiek actualiseren van werkwijze document- en informatiemanagement voor dit en vergelijkbare projecten.
• Post- en e-mailverwerking: verwerken van inkomende en uitgaande documenten (digitaal en analoog) volgens wettelijke kaders.
• Informatievoorziening: tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie voor betrokkenen en aanleveren van informatie voor projectverantwoording.
• Beheer archief: beheren van digitale en analoge archieven, ordening, waardering, selectie en toepassen van metadata.
• Coachen en instrueren: coachen en instrueren van projectmedewerkers in DIM-taken en -verantwoordelijkheden.
• Ondersteuning aanbestedingsfase: faciliteren en controleren van documentaire informatie-uitwisseling tijdens aanbesteding.
• Overdracht en autorisaties: gereedmaken van archief voor overdracht; opstellen en actualiseren van autorisatiematrix; verlenen/intrekken autorisaties.
• Zoeken en weergaven: maken van standaardweergaven en zoekvragen in het documentmanagementsysteem.
• Rapportage en verbeteringen: melden van storingen en verbetervoorstellen; periodieke kwaliteitscontrole van het projectarchief.
• Advies en planvorming: uitbrengen van SMART-advies en opstellen van programmaplan of verbeterplan voor DIM.

Resultaat van de opdracht

• Een actueel, betrouwbaar en compleet projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen (ordeningsstructuur, waarderen/selecteren, metadata) zoals gesteld door RWS.
• Opgestelde en actuele middelen voor documentbeheer en archivering (bijv. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Gebruikte programma’s en systemen

• MS Office
• SharePoint van Provincie Gelderland
• SharePoint (Connect binnen RWS, nog niet geïmplementeerd)

Leiding en toezicht

Je werkt zelfstandig en valt onder de verantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing van het project. Uitvoering vindt plaats op basis van een resultaatverplichting.

Meest essentiële competenties

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Analytisch vermogen
• Nauwkeurig werken
• Luistervaardigheid (de vraag achter de vraag achterhalen)
• Plannen en organiseren
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (o.a. rapportages)
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden
• Proactieve instelling en zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid en initiatiefnemen

Eisen

1. Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
2. Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
3. Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
4. Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.

Wensen

1. Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
2. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, toepassingsmodel metadata).
3. Kennis en ervaring met MS Office en SharePoint.
4. De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

Eisen

• Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document
  Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde mboopleiding in het
  vakgebied van Informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
  dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand
  in acht wordt genomen
• Bij ‘woonplaats’ dient de actuele woonplaats van de kandidaat te worden
  ingevuld
• Geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen
  bedrijfsnaam en logo toegestaan
• Het e-mailadres van de kandidaat dient in de motivatie te worden vermeld
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden; kandidaten
  die boven het max tarief aangeboden worden zullen worden afgewezen
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaten aanbieden; indien meer kandidaten
  worden aangeboden door één partij, zullen alle kandidaten worden afgewezen
• Alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen

Gunningscriteria

• Het is een pre als je kennis hebt van en ervaring hebt met (grootschalige)
  GWW-projecten
• Bij voorkeur heb je kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo,
  AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Idealiter heb je kennis en ervaring met MS Office en SharePoint
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties is een wens

Je sollicitatie dient uiterlijk 28 september 2026 om 08:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.