Directiesecretaris

Functieomschrijving

Functieomschrijving

Rol: Directiesecretaris P&O. Jij adviseert de directeur en afdelingsmanagers P&O over strategische, organisatorische en beleidsmatige vraagstukken. Je brengt inhoud, processen en mensen samen, zoekt actief samenwerking binnen en buiten P&O en werkt nauw samen met de directeur. Je signaleert kansen, neemt initiatief en werkt deze samen met collega’s uit. Je bereidt overleggen voor, onderhoudt interne contacten en bent sparringpartner voor de directeur en het managementteam.

Belangrijkste werkzaamheden

• Zorgen voor een goed georganiseerd ambtelijk besluitvormingsproces: voorbereiden van overleggen, opstellen van agenda’s en verslaglegging.
• Bewaken van samenhang, kwaliteit en volledigheid van voorstellen; bijhouden van de termijnagenda en opvolging van acties.
• Adviseren over de kwaliteit van stukken voor verschillende ambtelijke overleggen en strategisch meedenken waar nodig.
• Sparringpartner zijn voor de directeur en het managementteam en meedenken over organisatieontwikkeling en prioriteiten.
• Werken aan thema’s zoals governance, samenwerking, cultuur en veranderopgaven en zorgen voor samenhang tussen dossiers.
• Bijdragen aan duidelijke interne communicatie binnen P&O en richting de rest van de organisatie.
• Opzetten en oppakken van projecten die bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de organisatie.
• Dienen als belangrijk aanspreekpunt voor collega’s binnen de organisatie.

Organisatie, bijeenkomsten en rapportage

• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten (bijv. P&O-overleggen, heidagen, werkbezoeken).
• Zorgen voor rapportages en goed ingerichte werkprocessen.
• Bewaakt de kwaliteit van stukken, houdt zicht op strategische planning en volgt besluiten en acties op.
• Ondersteunen van een zorgvuldig ambtelijk besluitvormingsproces door overleggen goed te organiseren, voor te bereiden en vast te leggen.

Samenwerking en netwerken

• Bouwen en onderhouden van een relevant netwerk binnen en buiten de organisatie, samen met de directeur en andere directieleden (onder meer met andere directies binnen Bedrijfsvoering en met collega’s uit andere grote gemeenten).
• Onderhouden van contact met andere directiesecretarissen en adviseurs binnen het cluster Bedrijfsvoering.
• Verbindt collega’s met elkaar en stimuleert samenwerking.

Bijdrage aan ontwikkeling en professionalisering

• Bijdragen aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van P&O.
• Vertalen van signalen en behoeften uit de organisatie naar voorstellen en concrete acties.
• Houden van overzicht over organisatieontwikkelingen, helpen processen te stroomlijnen en collega’s ondersteunen waar nodig.

Organisatie

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever
De directie P&O maakt onderdeel uit van het cluster Bedrijfsvoering en bestaat uit ruim 650 medewerkers, verdeeld over zes afdelingen. Maatschappelijke ontwikkelingen vragen om een andere manier van werken van P&O. Samen met andere afdelingen en directies in de stad zorgen we ervoor dat de organisatie de juiste mensen op de juiste plek heeft. Daarbij werken we als één P&O met duidelijke doelen en een gezamenlijke werkwijze. 

Als directiesecretaris maak je deel uit van het compacte stafteam van P&O. Dit team zorgt ervoor dat P&O een sterke strategische partner is voor het bestuur en het (hoger) management. De staf houdt focus op de strategische prioriteiten van P&O en ondersteunt de realisatie daarvan. Ook adviseert het team het managementteam over belangrijke keuzes en zorgt het voor duidelijke kaders en werkafspraken. 

De staf bestaat uit een directiesecretaris, een bestuursadviseur, een medewerker bestuurszaken, twee strategisch adviseurs en managementondersteuners. 
 

Eisen

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring
  in een adviesrol, met betrekking tot het adviseren en/of ondersteunen van
  management op directieniveau
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het
  voorbereiden en begeleiden van overleggen op directie- of managementniveau
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring
  met werken in een complexe (overheids)organisatie met verschillende
  belangen en stakeholders
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een hbo opleiding
  afgerond Let op! De kandidaat
  moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan
  controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet
  voldoet wordt het gesprek beëindigd en de offerte terzijde gelegd

Gunningscriteria

• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met
  bedrijfsvoering brede en HRM- of organisatieontwikkeling vraagstukken
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met Amsterdam of
  vergelijkbare organisatie
• Wens – Beschikbaarheid De aangeboden kandidaat is per direct (binnen 2
  weken na het gesprek) beschikbaar.
  motivatiebrief

Competenties

• Analytisch vermogen Gevorderd niveau
• Inventiviteit Gevorderd niveau
• Omgevingsbewustzijn Gevorderd niveau
• Samenwerken Gevorderd niveau
• Resultaatgerichtheid Gevorderd niveau
• Overtuigingskracht Gevorderd niveau

Interview Datum

z.s.m. na sluiting

Je sollicitatie dient uiterlijk 26 mei 2026 om 06:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.