Coördinator Bijzondere Collectie (ZZP of Dienstverband)

Functieomschrijving

Functie

Functienaam: Coördinator Bijzondere Collecties

Je bent verantwoordelijk voor het plannen, aansturen en optimaliseren van de voorbereiding op de verhuizing van een nationale erfgoedcollectie. Je werkt mee in het uitvoerende team, traint, ondersteunt en begeleidt medewerkers bij hun werkzaamheden en bij het oplossen van problemen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Opstellen en beheren van productieschema’s en bijhouden van productiecijfers (doorlooptijden, output, defecten).
• Coördineren van productiestappen, rekening houdend met beschikbaarheid van personeel, machines en materialen.
• Bewaken van voortgang en bijstellen van planning bij knelpunten of wijzigingen; rapporteren van productieresultaten aan projectleiders en adviseren over aanpassingen.
• Aansturen, begeleiden en motiveren van het uitvoerende team om productie- en kwaliteitsdoelen te bereiken.
• Toezien op naleving van kwaliteitsnormen, veiligheidsvoorschriften en bedrijfsrichtlijnen.
• Signaleren en oplossen van problemen met betrekking tot kwaliteit en veiligheid.
• Procesoptimalisatie en efficiëntieverbetering door analyseren van het productieproces en aandragen van verbetermogelijkheden.
• Documenteren van incidenten, productiestoringen of afwijkingen en zorgen voor opvolging waar nodig.
• Voorraad- en materiaalbeheer.
• Samenwerken met andere deelprojecten binnen het traject om optimalisaties door te voeren.

Eisen

• Min. 3 ervaring in projectmatig werken binnen erfgoedcollecties.
• Minimaal 3 jaar ervaring met het aansturen van operationele teams die werken met erfgoedcollecties.
• Kennis van de materialiteit van erfgoedcollecties (bij voorkeur boek en papier), preventieve conservering en gevaarlijke stoffen binnen een collectie.

Wensen

• Ervaring binnen een bibliotheek, archief of museum.
• Kennis van gevaarlijke stoffen in erfgoedcollecties.
• Ervaring met preventieve conservering.
• Ervaring met opleiden en coachen van medewerkers.

Competenties

• Goed overzicht van het productieproces, bij voorkeur het snel kunnen overzien van een productieproces.
• Sterke organisatorische vaardigheden.
• Proactieve houding om problemen snel te identificeren en op te lossen.
• Goede communicatieve vaardigheden met zowel het productieteam als teamleiders en leidinggevenden.

Eisen

• Min. 3 ervaring in projectmatig werken binnen erfgoedcollecties
• Minimaal 3 jaar ervaring met het aansturen van operationele teams die
  werken met erfgoedcollecties
• Omdat de coördinator ook meewerkt met de collectie in het team, is kennis
  noodzakelijk van
• De materialiteit van erfgoedcollecties (bij voorkeur boek en papier)
• Preventieve conservering
• Gevaarlijk stoffen binnen een collectie
• Beschikbaar voor een intake op locatie in Den Haag op dinsdag 18 augustus
  14.00 uur of donderdag 20 augustus om 15.00 of 16.00 uur

Gunningscriteria

• Ervaring binnen een bibliotheek, archief of museum
• Kennis van gevaarlijke stoffen in erfgoedcollecties
• Ervaring met preventieve conservering
• Ervaring met opleiden en coachen van medewerkers

Competenties

• Opdrachtomschrijving De coördinator Bijzondere Collecties (BC) speelt een
  cruciale rol in het plannen, aansturen en optimaliseren van de
  voorbereiding op de verhuizing van deze nationale erfgoed collectie om een
  efficiënte, kwalitatieve en tijdige uitvoering te waarborgen. De
  coördinator werkt mee met het team die de voorbereidende werkzaamheden
  uitvoert, en zorgt voor trainen, ondersteunen en begeleiden van de
  medewerkers bij hun taken en het oplossen van problemen
• De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van deze rol omvatten
• Opstellen en beheren van productieschema’s om ervoor te zorgen dat
  deadlines worden gehaald. Bijhouden van productiecijfers, zoals
  doorlooptijden, output en defecten
• Coördineren van productiestappen, rekening houdend met beschikbaarheid
  van personeel, machines, en materialen
• Bewaken van de voortgang en bijstellen van de planning bij eventuele
  knelpunten of wijzigingen. Rapporteren van de productieresultaten aan de
  projectleider(s) en adviseren over noodzakelijke aanpassingen
• Aansturen en begeleiden van het uitvoerende team, en het motiveren van
  het team om productie- en kwaliteitsdoelen te bereiken
• Toezien op naleving van kwaliteitsnormen, veiligheidsvoorschriften, en
  bedrijfsrichtlijnen
• Problemen met betrekking tot kwaliteit en veiligheid signaleren en
  oplossen
• Procesoptimalisatie en efficiëntieverbetering: analyseren van het
  productieproces om knelpunten te identificeren en verbetermogelijkheden aan
  te dragen
• Documenteren van incidenten, productiestoringen of afwijkingen en
  opvolging waar nodig
• Voorraad- en materiaalbeheer
• Het project vindt plaats in grote samenhang met andere (deel)projecten. De
  coördinator werkt samen met andere deelprojecten binnen het NBM traject om
  optimalisaties door te voeren
• Achtergrond opdracht
• De Bijzondere Collectie van de KB nationale bibliotheek moet worden
  voorbereid op de grote verhuizing naar het nieuwe boekenmagazijn. Om de
  opslag in een geautomatiseerd super high density storage oplossing mogelijk
  te maken, moet de collectie schoon, terugvindbaar en schadevrij worden
  overgebracht. Daarnaast wordt deze collectie gescreened op de aanwezigheid
  van gevaarlijke stoffen (arsenicum, lood, chroom en kwik)
• De uitvoer van de werkzaamheden vindt plaats met tijdelijke medewerkers,
  die inhuis hiervoor worden opgeleid, ondersteund door vast gekwalificeerd
  personeel. De afgelopen jaren is er gewerkt aan de voorbereiding van de
  algemene collectie. De komende periode moet ook de bijzondere collectie
  worden voorbereid op de verhuizing. Dit deel van de collectie bevat
  ongeveer 650.000 items
• De verhuizing, en daarmee de voorbereiding, staat onder tijdsdruk
• Eisen Min. 3 ervaring in projectmatig werken binnen erfgoedcollecties
• Minimaal 3 jaar ervaring met het aansturen van operationele teams die
  werken met erfgoedcollecties
• Omdat de coördinator ook meewerkt met de collectie in het team, is kennis
  noodzakelijk van
• De materialiteit van erfgoedcollecties (bij voorkeur boek en papier)
• Preventieve conservering
• Gevaarlijk stoffen binnen een collectie
• Beschikbaar voor een intake op locatie in Den Haag op dinsdag 18 augustus
  14.00 uur of donderdag 20 augustus om 15.00 of 16.00 uur
• Ervaring binnen een bibliotheek, archief of museum
• Kennis van gevaarlijke stoffen in erfgoedcollecties
• Ervaring met preventieve conservering
• Ervaring met opleiden en coachen van medewerkers
• Competenties

Je sollicitatie dient uiterlijk 13 augustus 2026 om 08:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.