Functie
Als ervaren bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester). Je fungeert als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties en draagt bij aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.
Taken en verantwoordelijkheden
Belangrijkste werkzaamheden
- Complex agendabeheer en prioritering van afspraken
- Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom
- Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers
- Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk)
- Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie)
- Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen
Koninklijke Onderscheidingen
Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces
- Adviseren: Je adviseert voorstellers (aanvragers) over de mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje
- Toetsen: Je beoordeelt binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria, zoals vrijwilligerswerk, bijzondere initiatieven en de duur daarvan
- Dossieropbouw: Je stelt complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers op voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden
- Coördinatie: Je organiseert en coördineert het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden
- Communicatie: Je onderhoudt contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij
Organisatie
werkt dagelijks aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte omgeving voor onze inwoners en ondernemers. Onze ambities zijn groot: van de grootste woningbouwontwikkeling in onze geschiedenis tot het versterken van de kwaliteit van de openbare ruimte en het verbeteren van digitale dienstverlening.
Onze organisatie telt zo’n 650 medewerkers en kenmerkt zich door een platte structuur. We zetten sterk in op persoonlijk leiderschap en geven onze mensen de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. Zo blijven we flexibel en wendbaar en kunnen we snel inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. In diezelfde geest zoeken we partners die vakmanschap combineren met betrokkenheid en die samen met ons werken aan duurzame resultaten voor Katwijk.
Eisen
- Minimaal een aantoonbaar afgeronde mbo 4 opleiding
- Minimaal 3 jaar werkervaring als (bestuurs) secretaresse binnen een
overheidsinstelling - Kandidaat is beschikbaar per mei 2026 voor gemiddeld 24 tot 28 uur per week
en kan werken op woensdag en vrijdag. Andere dag is in overleg
Gunningscriteria
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met complex
agendabeheer bestuurders (bijv. wethouder, burgemeester, directie) benoem
tenminste 2 opdrachtgevers waar dit van toepassing was en waar de
complexiteit vandaan kwam - Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als
bestuurssecretaresse bij een gemeente - Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het
coördineren, uitvoeren en begeleiden van trajecten rondom koninklijke
onderscheidingen,
Competenties
- Flexibiliteit
- Zelfstandigheid
- Klantgerichtheid
- Schriftelijke communicatie
- Plannen en organiseren
Interview Datum
gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland opdonderdag 23 april tussen 14:30 uur en 17:00 uur
Je sollicitatie dient uiterlijk 21 april 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
