Bestuurssecretaresse

Functieomschrijving

Opdracht

Rol: De bestuurssecretaresse ondersteunt één of meerdere bestuurders en draagt zorg voor een efficiënte en professionele ondersteuning van bestuurlijke processen. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties. Je zorgt voor overzicht, bewaakt voortgang en ondersteunt bij uiteenlopende secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je maakt onderdeel uit van het team Bestuursondersteuning en werkt nauw samen met collega-bestuurssecretaresses.

Werkzaamheden

• Beheren van complexe agenda’s van bestuurders
• Afstemmen van afspraken met interne en externe stakeholders
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten
• Verzorgen van vergaderstukken en bestuurlijke dossiers
• Verwerken van besluiten en documenten in iBabs
• Ondersteunen bij mailboxbeheer en correspondentie
• Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten
• Ondersteunen bij representatieve ontvangsten en bijeenkomsten
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan procesverbeteringen binnen de bestuursondersteuning

Resultaat van de opdracht

• Bestuurders zijn optimaal ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden
• Agenda’s, vergaderingen en bestuurlijke processen zijn zorgvuldig georganiseerd
• Bestuurlijke stukken zijn tijdig en correct verwerkt
• Acties en besluiten worden adequaat opgevolgd
• Continuïteit binnen de bestuursondersteuning is gewaarborgd

Organisatie

Barneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend. Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeën goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega’s, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en privé.

Binnen het team Bestuursondersteuning wordt dagelijks gewerkt aan een professionele ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Vanwege tijdelijke capaciteitsbehoefte zoekt de gemeente een ervaren bestuurssecretaresse die direct inzetbaar is binnen een bestuurlijk complexe omgeving en zorgt voor continuïteit binnen de bestuursondersteuning.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse,
  directiesecretaresse of managementassistent binnen een bestuurlijke of
  complexe organisatie
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, notuleren en bestuurlijke
  ondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Teams en
  Excel), benoem duidelijk waar deze is opgedaan
• Uiterlijk beschikbaar per 1 juli 2026 voor minimaal 24 uur per week
  gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen

Gunningscriteria

• Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke
  of bestuurlijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen, besluitvorming en
  vergaderondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met systemen zoals iBabs, Zaaksysteem of direct
  vergelijkbare bestuurlijke applicaties. Benoem duidelijk waar deze is
  opgedaan
• Aantoonbare werkervaringmet complex agendabeheer voor bestuurders of
  directieleden, licht dit duidelijk toe in het cv
• De kandidaat beschrijft in een aparte toelichting zijn/haar kennis en
  werkervaring. De beoordeling vindt plaats op: relevantie voor de opdracht,
  mate van onderbouwing, aansluiting op de praktijk

Competenties

• Bestuurlijk sensitief
• Nauwkeurig
• Organisatorisch sterk
• Communicatief vaardig
• Discreet en betrouwbaar
• Stressbestendig
• Flexibel
• Dienstverlenend
• Proactief

Interview Datum

gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 24 juni 2026

Je sollicitatie dient uiterlijk 16 juni 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.