Functie
Administratieve ondersteuning begraafplaatsadministratie
De opdracht
Je ondersteunt tijdelijk de begraafplaatsadministratie bij de administratieve voorbereiding, uitvoering en afronding van de ruiming van circa 464 graven op de Nieuwe Begraafplaats. Je ontlast de huidige medewerkers en betrekt hen actief bij het proces. De opdracht omvat uitsluitend de administratieve werkzaamheden die voortvloeien uit de ruiming; reguliere werkzaamheden van de begraafplaatsadministratie vallen erbuiten.
Je bent de kartrekker van de administratieve voorbereiding. Je coördineert het proces, bewaakt de voortgang en stemt af met betrokken collega’s. Ook betrek je medewerkers van Burgerzaken bij het proces en draag je kennis aan hen over. Je werkt zorgvuldig en controlegericht, zodat de resultaten goed onderbouwd en betrouwbaar zijn.
Werkzaamheden
Procesinrichting en coördinatie
Werkprocessen opstellen en inrichten voor de administratieve voorbereiding van de ruiming.
Het administratieve proces begeleiden en coördineren.
Werkzaamheden afstemmen met medewerkers van Burgerzaken en andere betrokkenen.
Collega’s, externe partners en stakeholders betrekken bij het proces.
Inventarisatie en dossieronderzoek
De graven inventariseren die onderdeel zijn van de ruimingsopgave en de grafstatussen controleren.
Fysieke of digitale dossiers en verklaringen controleren en de geldigheid beoordelen.
Controleren op behoudenswaardige graven en andere bijzonderheden.
Concept- en definitieve lijsten opstellen van de te ruimen graven.
Gemaakte keuzes vastleggen.
Communicatie en voorlichting
Correspondentie en publicaties voor de ruiming opstellen en versturen aan rechthebbenden en belanghebbenden.
Uitvaartondernemers, steenhouders en andere betrokken partijen informeren.
Op werkdagen vragen van rechthebbenden, nabestaanden en andere belanghebbenden per telefoon en e-mail beantwoorden.
Reacties op aanschrijvingen en publicaties behandelen en registreren.
Als sparringpartner en coach bijdragen aan administratieve processen, naleving van de beheersverordening en duidelijke, efficiënte werkafspraken.
Ondersteuning bij uitvoering en afronding
Tijdens de uitvoering vragen van collega’s, nabestaanden en andere betrokkenen beantwoorden.
Uitgevoerde ruimingen op grafniveau administratief verwerken in Centric Begraven.
Wijzigingen die voortvloeien uit de ruiming registreren en verwerken.
Zorgen voor archivering, dossiervorming en overdracht van informatie.
Wat je meebrengt
Je hebt aantoonbare kennis en ervaring met begraafplaatsadministratie en de administratieve processen rondom het ruimen van graven. Je werkt zorgvuldig en betrouwbaar en hebt oog voor controles, dossiervorming en een correcte verwerking volgens de geldende wet- en regelgeving.
Werkwijze
Je werkt hybride. In de opstartfase ben je fysiek aanwezig op het gemeentehuis voor kennisoverdracht, afstemming en de inrichting van de werkzaamheden. Daarna kun je de werkzaamheden gedeeltelijk op afstand uitvoeren, als de voortgang en samenwerking goed geborgd zijn.
Resultaat
Je zorgt voor een gecontroleerde en actuele begraafplaatsadministratie voor de betreffende graven, complete en juridisch controleerbare dossiers, definitieve lijsten van te ruimen graven en een actueel overzicht van rechthebbenden en grafrechten. Daarmee leg je de administratieve basis voor de uitvoering van de ruiming.OrganisatieHuizen staat voor aanpakken. Voor luisteren, meedenken en meebeslissen. Voor samen het verschil maken. En werken vanuit mogelijkheden. Huizen is een dorp waar inwoners meedoen, waar we er samen voor elkaar zijn. En waar we met elkaar werken aan een ondernemende, sociale, veilige en duurzame gemeenschap. Dit doen wij vanuit onze visie op dienstverlening 'Goed geregeld, graag gedaan!' en ons Lonkend Perspectief, waarin we onze energie graag inzetten voor de inwoner.
Eisen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
- In het bezit van een geldig rijbewijs BAantoonbare werkervaring met de applicatie Centric Begraven
- Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van het uitvoeren van de begraafplaatsadministratie
- Beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk
- Uiterlijk beschikbaar per 9 november 2026 voor gemiddeld 16 uur per week
Gunningscriteria
- Minimaal drie jaar werkervaring met verschillende gemeentelijke organisaties
- Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van het administratief voorbereiden van ruimingen in opdracht van gemeenten
- Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de begraafplaatsadministratie in de laatste vijf jaar, zodat de kennis actueel is
- Aantoonbare werkervaring met het werken in Centric Begraven
- Aantoonbare werkervaring met het borgen van de continuïteit van administratieve processen en dienstverlening, inclusief kennisoverdracht en vervangingsregeling bij ziekte, verlof of andere afwezigheid
Extra informatie
Competenties
Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
Klantgericht
Luisteren
Resultaatgericht werken
Samenwerken
Overtuigen
Assertiviteit
Besluitvaardigheid
Organiseren
Kritisch
Analyserend vermogen
Plannen en organiseren
Interview Datum
gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op 3 november 2026
Je sollicitatie dient uiterlijk 29 oktober 2026 om 08:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
