Procesondersteuner/ Managementassistent

Functieomschrijving

Functie

Positie: Tijdelijke procesondersteuner / managementassistent

Als procesondersteuner/managementassistent ondersteun je het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

Belangrijkste werkzaamheden

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling
• Voorbereiden en, indien nodig, notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag)
• Beheer van de gezamenlijke mailbox
• Bijhouden van het zaaksysteem (CRM)
• Meedenken over procesverbeteringen
• Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering)
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem
• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.
• Postbeheer

Samenwerking

Je werkt nauw samen met de andere procesondersteuner en ondersteunt leidinggevenden binnen de afdeling bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Organisatie

Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Eisen

• Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de gevraagde inzet gedurende de
  volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent,
  directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende
  functie
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en
  administratieve ondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige
  schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving

Gunningscriteria

• Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse,
  bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een
  gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met complex agendebeheer, vergaderondersteuning,
  administratieve processen en het ondersteunen van management of directie
• Persoonlijke motivatie waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de
  opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht

Competenties

• Organisatorisch sterk: kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen
  tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen
• Planvaardig: kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk
  beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen
• Kan prioriteiten stellen: weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en
  bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of
  ad-hoc verzoeken
• Stressbestendig: blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc
  verzoeken
• Communicatief vaardig: communiceert helder en professioneel, zowel
  schriftelijk als mondeling, en schakelt makkelijk met management, collega’s
  en externe partijen
• Proactief: ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op,
  met oog voor afstemming met procesondersteuners en management
• Zelfstandigheid: pakt taken zelfstandig op en handelt vooruit met oog voor
  afstemming met procesondersteuners en management
• Integer: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige
  stukken zoals agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen
• Discreet: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige
  stukken zoals agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen

Interview Datum

gesprekken bij de gemeente staan gepland op maandag 5 oktober 2026 tussen 11:00 uur en 16:00 uur

Je sollicitatie dient uiterlijk 30 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.