Records Manager – cluster BCO

Functieomschrijving

Jouw functie

Als records manager DIVA draag je bij aan up-to-date en professioneel informatiebeheer. Je weet collega’s te overtuigen van het belang van goede digitale dossiervorming en van de systemen die daarvoor nodig zijn. Je werkt aan de implementatie van het document managementsysteem DIVA en speelt een centrale rol in het succesvol invoeren en borgen van het DMS binnen de organisatie.

Kernverantwoordelijkheden

• Uitvoeren van informatieanalyses om inzicht te geven in de huidige staat van de informatiehuishouding.
• Ontwerpen van ordeningsstructuren zodat informatieopslag voldoet aan wet- en regelgeving.
• Samenbrengen van bevindingen in een overtuigend advies ter verbetering van de informatiehuishouding.
• Ontwerpen van sites in DIVA waar eindgebruikers hun archieven opslaan.
• Begeleiden van de datamigratie naar het DMS DIVA.

Jouw profiel

• Je onderscheidt hoofd- en bijzaken en brengt complexe informatievraagstukken terug tot helder, praktisch advies.
• Je begrijpt dat informatiebeheer draait om mensen en werkwijzen en schakelt gemakkelijk tussen verschillende belanghebbenden.
• Je luistert naar wat er speelt binnen de organisatie en maakt duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn.
• Je werkt gestructureerd en behoudt overzicht bij meerdere gelijktijdige trajecten.
• Je gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie en hebt oog voor wettelijke kaders.
• Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en signaleert risico’s en verbeterkansen.
• Je durft bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en komt met praktische, organisatiegerichte oplossingen.
• Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en brengt ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over.
• Je combineert inhoudelijke deskundigheid met overtuigingskracht en tact om anderen mee te nemen in veranderingen.

Organisatie

Onze organisatie
In Rotterdam kan alles wat jij kunt. Rotterdam vernieuwt zich en dat blijft niet onopgemerkt. Hier is ruimte voor mensen met ideeën. Werken in Rotterdam is leuk, werken aan Rotterdam is nog leuker. Juist hier is je werk interessant en van het grootste belang. Waarom? Omdat de veelgeprezen stad ook kampt met grootstedelijke problemen die het uiterste van haar medewerkers vraagt. Kun jij dat aan? Welkom. In Rotterdam gebeurt alles wat je loopbaan nodig heeft.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als informatiebeheerder, functioneel
  beheerder, informatie-adviseur, of je hebt op een andere manier
  werkervaring opgedaan met functionele implementaties van applicaties

Gunningscriteria

• Je bent bezig met of je hebt een opleiding afgerond in de richting van
  informatiebeheer, archiefwetenschap, Bedrijfskundige Informatica of
  vergelijkbaar
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en
  dossiervorming binnen een Document Management Systeem
• Je hebt kennis van en ervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of andere overheidsorganisatie
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol

Interview Datum

30 sep. 2026 (wo.)

Je sollicitatie dient uiterlijk 18 september 2026 om 06:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.