Documentalist -Hoofdwatersysteem & Vaarwegen MN

Functieomschrijving

Functie

Documentalist / Adviseur Informatiebeheer (Records Manager) voor drie water- en infrastructuurprojecten. De opdracht richt zich op documentmanagement, digitaal archiveren, dossierbeheer en het begeleiden van projectteams bij de informatiehuishouding.

Locatie en werktijden

Kantoordagen / Hybride:

• Maandag: Lelystad (Stormvloedkering Ramspol)
• Dinsdag: Lelystad (Vaarwegen Noord)
• Woensdag: Utrecht (Programma Rijkskeringen)

Overige uren kunnen in overleg worden ingevuld; er zijn expliciete teamdagen op locatie.

Opdrachtomschrijving

De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project, onder aansturing en begeleiding door de aan de projecten verbonden Managers Projectbeheersing.

Hoofdverantwoordelijkheden:

• Beheer van archivering in het document management systeem door projectmedewerkers tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid).
• Zorgdragen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van dossiers en autoriseren van medewerkers.
• Geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor benodigde middelen.
• Voorbereiden en uitvoeren van overdracht van projectdossiers aan het centrale archief.
• Coachen van projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming adequaat uitvoeren en de informatiehuishouding continu verbeteren.

Taken (specifiek voor het digitaal projectarchief)

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het DMS.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat kunnen werken aan documentbeheer en archiefvorming.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders.
• Tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
• Opschonen van projectdossiers op conceptdocumenten, ontbrekende metadata en dubbele bestanden.
• Controleren van mailbox op archiefwaardige documenten en of deze mogelijk al in Connect aanwezig zijn.
• Toekennen van BSD-codes en bewaartermijnen.
• Schrijven van een overdrachtsplan.
• Uitvraag doen bij DIM voor een MAT-analyse.

Resultaat

• Ingerichte projectdossiers volgens gemaakte afspraken en kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
• Overdracht van projectdossiers van afgeronde opdrachten aan het centraal archief.

Leiding en toezicht

Ja

Meest essentiële competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (o.a. rapportages en hulpmiddelen opstellen)
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid

Eisen

1. Kandidaat beschikt aantoonbaar minimaal over HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
2. Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
3. Aantoonbare ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
4. Aantoonbare ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met het toepassen van relevante kaders en regelgeving (bijv. WOO, AVG, Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid).
• Beschikken over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.

Eisen

• Kandidaat beschikt aantoonbaar minimaal over HBO denk en werkniveau met een
  afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of
  gelijkwaardige opleiding
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar aantoonbare
  werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het
  vakgebied van digitaal archiveren
• Aantoonbaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
  -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Aantoonbaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en
  handreikingen
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand
  in acht wordt genomen
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden
  aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam
• Daarnaast dient bij ‘woonplaats’ de actuele woonplaats van de kandidaat te
  worden ingevuld
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen
  bedrijfsnaam en logo toegestaan
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten
  die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen

Gunningscriteria

• Het is een pre als de kandidaat aantoonbare kennis van en ervaring met het
  toepassen van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG,
  Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid) heeft
• Bij voorkeur beschikt de kandidaat over ervaring met recordmanagement in de
  M365 SharePoint applicatie
• De mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en
  vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk
  sollicitatiegesprek) is een wens

Je sollicitatie dient uiterlijk 28 augustus 2026 om 08:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.