Projectondersteuner – Gemeente Hilversum

Functieomschrijving

Functie: Projectondersteuner

Je ondersteunt projectmanagers en projectteams bij gebiedsontwikkelingen, anterieure projecten en gemeentelijke projecten. Je richt je op projectbeheersingsaspecten zoals financiën, planning en documentmanagement. Je werkt samen met vier collega-projectondersteuners en fungeert als elkaars back-up. Bereidheid tot aanwezigheid bij overleggen in de avond en incidenteel in het weekend is vereist.

Taken

• Agendabeheer: beheren van de agenda van het projectteam voor in- en externe overleggen, inclusief planning van complexe afspraken tussen gemeente, inwoners, bedrijven en organisaties.
• Notuleren en rapporteren: notuleren van overleggen en opstellen van verslagen en actielijsten; voorbereiden van projectrapportages.
• Beheer mijlpalen en afspraken: bewaken van mijlpalen en deadlines en toezien op naleving van gemaakte afspraken.
• Archief en zaaksysteem: opzetten en onderhouden van digitale archieven in het zaaksysteem en in Teams.
• iBabs: ondersteuning bij planning, plaatsing en verwerking van stukken in iBabs.
• Communicatie en mailboxbeheer: bijhouden van de projectmailbox, verzorgen van mailings aan bewoners en organiseren van bijeenkomsten met externen/bewoners.
• Financiële ondersteuning: aanmaken van inkoopopdrachten, verplichtingen en coderen van facturen in Key2Financiën; toetsen of inkoopopdrachten binnen budgetten passen.
• Omgevingsmanagement: bijhouden van eisen en wensen van stakeholders en fungeren als vraagbaak voor in- en externe contacten.
• Praktische organisatie: regelen van vergaderlocaties, eventueel catering en aanmelding van externen via Topdesk.

Vereisten / knock-outcriteria

• Opleiding: aantoonbaar afgeronde HBO bachelor opleiding.
• Werkervaring systemen: aantoonbare werkervaring met MS Office en SharePoint (vermeld dit duidelijk in je cv).
• Beschikbaarheid: beschikbaar voor minimaal 32 uur per week gedurende de gehele opdracht inclusief mogelijke verlengingen.
• Werklocatie: minimaal 50% van de werktijd op kantoor aanwezig zijn.
• Ervaring overheid: minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteuner bij een overheidsinstelling.
• Ervaring gemeenten: minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke organisatie op het gebied van gebiedsontwikkeling/openbare ruimte.
• Specifieke systemen: aantoonbare ervaring met iBabs en Case (vermeld dit duidelijk in je cv).

Let op: geef in je cv duidelijk aan in hoeverre je aan de criteria en competenties voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties

• Goed kunnen plannen en organiseren
• Zelfstandig
• Hands-on mentaliteit

Eisen

• Case
• IBabs
• MS-Office en Share-point
• Overheidsinstelling

Competenties

• Goed kunnen plannen en organiseren
• Zelfstandig
• Hands-on mentaliteit

Je sollicitatie dient uiterlijk 12 augustus 2026 om 06:58 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.