Projectsecretaris

Functieomschrijving

Functie

Functietitel: Projectsecretaris

Functieomschrijving

Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning op alle gebieden van het project. Naast de administratieve ondersteuning van de projectleider en de projectgroep ben je als rechterhand van de projectleider in voorkomende gevallen breder inzetbaar binnen het project. Voorbeelden van projecten zijn ruimtelijke projecten (bijv. realisatie van woningbouw of ontwikkeling van bedrijventerreinen) en maatschappelijke projecten (bijv. uitvoering van het onderwijshuisvestingsplan en regionale samenwerking in het sociaal domein).

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

• Voorbereiden, organiseren, verslagleggen en afhandelen van projectvergaderingen en bijeenkomsten op tactisch niveau (bijv. stuurgroepen, landelijke netwerken).
• Administratieve ondersteuning van de projectleider en de projectgroep.
• Bredere inzet binnen projecten als dat gevraagd wordt door de projectleider.
• Behouden van overzicht over je werkzaamheden en het signaleren van kansen en bedreigingen voor het project.
• Proactief doen van verbetervoorstellen aan de projectleider om de gang van zaken positief te beïnvloeden.

Vereiste kennis en vaardigheden

• Gevoel voor de omgeving waarin het project zich beweegt.
• Kennis en ervaring met projectmanagementmethodieken zoals bijvoorbeeld Prince2, Agile of vergelijkbaar.
• Overzicht houden, signaleren van risico’s en kansen, en proactief handelen.

Organisatie

Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo’n 2.000 collega’s dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap.

Eisen

• Het ingediende CV bevat maximaal 5 pagina’s. Alle extra pagina’s boven de
  gevraagde 5 pagina’s worden niet beoordeeld door de aanbestedende dienst
• De kandidaat is per week beschikbaar voor 32-36 uur
• De kandidaat verricht minimaal 75% van de werkzaamheden op locatie van de
  opdrachtgever. Aanvullende aanwezigheid op locatie wordt verwacht indien
  dit noodzakelijk is voor een adequate uitvoering van het project
• De kandidaat dient te voldoen aan de functie-eisen die in de
  opdrachtomschrijving zijn gesteld
• De kandidaat heeft minimaal een jaar ervaring in een vergelijkbare
  projectondersteunende functie

Gunningscriteria

• Als projectondersteuner
• De kandidaat beschikt over meer dan 1 tot 2 jaar relevante werkervaring
• De kandidaat beschikt over meer dan 2 tot 5 jaar relevante werkervaring
• De kandidaat beschikt over meer dan 5 jaar relevante werkervaring
• Uitvoeren van projecten
• De kandidaat beschikt over ervaring met het uitvoeren van projecten bij een
  overheidsinstantie
• De kandidaat beschikt over ervaring met het uitvoeren van projecten bij een
  gemeente
• De kandidaat beschikt over ervaring met het uitvoeren van bestuurlijk
  complexe projecten bij een gemeente

Competenties

• Werkt zelfstandig
• Neemt verantwoordelijkheid voor eigen werkzaamheden
• Komt afspraken na
• Brengt overzicht en structuur aan in werkzaamheden, processen en
  informatie
• Past zich gemakkelijk aan veranderende omstandigheden, prioriteiten en
  werkzaamheden aan
• Handelt vanuit de behoeften van de klant
• Streeft naar een hoge kwaliteit van dienstverlening
• Neemt tijdig beslissingen
• Handelt daadkrachtig
• Blijft effectief functioneren onder druk
• Plant werkzaamheden zorgvuldig
• Stelt prioriteiten
• Bewaakt voortgang en deadlines
• Bouwt en onderhoudt goede relaties
• Werkt effectief samen
• Communiceert helder en overtuigend
• Herkent knelpunten tijdig
• Analyseert oorzaken
• Komt met praktische oplossingen
• Toont initiatief
• Pakt werkzaamheden proactief op
• Zorgt voor concrete resultaten

Interview Datum

gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 31 augustus 2026

Je sollicitatie dient uiterlijk 24 augustus 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.