Secretarieel Ondersteuner IPLG

Functieomschrijving

Functie

Als programmaondersteuner ondersteun je samen met een collega het programmamanagementteam (PMT). Je combineert secretariële werkzaamheden met projectmanagementondersteuning, zorgt ervoor dat het PMT soepel draait en hebt veel contact met externe partijen en secretarissen van ambtelijke en bestuurlijke commissies om het besluitvormingsproces te ondersteunen.

Wat ga je doen

• Verzorgen van complex agendabeheer van het programmamanagementteam en bewaken van gemaakte afspraken.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten (reserveren zalen, opstelling, catering/lunch/diner).
• Schakelen en onderhouden van contacten met secretariaten van provincies en ministeries.
• Ondersteunen van opgavemanagers bij het inplannen van bestuurlijke afspraken.
• Bewaken van acties en processen, signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen.
• Continu afstemmen met de collega-programmaondersteuner om prioriteiten te bepalen en werkzaamheden af te stemmen.
• Contact onderhouden met het PMT en regelmatig inchecken om te controleren of alles volgens planning verloopt.
• Afstemmen met de secretarissen van de ambtelijke en bestuurlijke commissie en met de opgavemanager.

Eisen

• Opleiding: afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau in de richting van secretarieel/office management.
• Ervaring: minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Agendabeheer: minimaal 5 jaar werkervaring met complex agendabeheer.
• Taal: uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Software: kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel), MS Teams en SharePoint.
• Directiesecretariaat: werkervaring in de afgelopen 15 jaar met directiesecretariaat.
• Complex agendabeheer: werkervaring in de afgelopen 15 jaar met complex agendabeheer.
• Integriteit: ervaring met vertrouwelijke informatie en integriteit in werkprocessen.
• Externe afstemming: ervaring met communicatie en afstemming met externe partners (zoals ministeries, provincies, gemeenten).
• Thema-affiniteit: kennis van of affiniteit met thema’s in het landelijk gebied (zoals natuur, landbouw, stikstof, klimaat).
• Werkomgeving: ervaring met het werken in dynamische en politiek-gevoelige omgevingen.

Competenties

• Omgevingssensitiviteit
• Resultaatgerichtheid
• Geduld en affiniteit met werkprocessen
• Analytisch vermogen
• Flexibiliteit
• Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden
• Kennis op een begrijpelijke wijze kunnen overbrengen
• Een zelfstandige, systematische en nauwkeurige manier van werken
• Nauw kunnen samenwerken met een collega-directiesecretaresse
• Kunnen werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk

Eisen

• Agendabeheer
• Directiesecretariaat
• Landelijk gebied

Competenties

• Omgevingssensitiviteit
• Resultaatgerichtheid
• Geduld en affiniteit met werkprocessen
• Analytisch vermogen
• Flexibiliteit
• Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden
• Kennis op een begrijpelijke wijze kunnen overbrengen
• Een zelfstandige, systematische en nauwkeurige manier van werken
• Nauw samen kunnen werken collega-directiesecretaresse
• Kunnen werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk

Je sollicitatie dient uiterlijk 9 juli 2026 om 06:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.