Directiesecretaresse RNext – cluster BCO

Functieomschrijving

Jouw functie

Als Directiesecretaresse ondersteun jij de project- of programmadirecteur en vervang je waar nodig collega-secretaresses. Je werkt met twee complexe agenda’s, krijgt regelmatig spoedklussen en hebt te maken met verschillende stakeholders. Je zoekt actief verbinding, brengt positieve energie en werkt nauw samen met collega-secretaresses.

Aanwezigheid: Je kunt ongeveer 3 dagen per week op een gemeentelijke locatie aanwezig zijn, afhankelijk van de agenda en wensen van de directeur(en). Woensdag is onze samenwerkdag waarop aanwezigheid op locatie gewenst is. Flexibiliteit is vereist.

Werkzaamheden

• Agendabeheer: beheren van twee zeer dynamische en complexe agenda’s en continu prioriteren.
• Mailboxmanagement: structureren, prioriteren, beantwoorden en doorzetten van e-mailverkeer; stukken verwerken in iBabs; fungeren als eerste aanspreekpunt.
• Vergaderingen organiseren: regelen, voorbereiden en zorgen dat iedereen met de juiste stukken aanwezig is.
• Administratie & workflow: creëren van overzicht en zorgen voor een efficiënte, foutloze doorloop van documenten en dossiers.
• Spoedtaken: adequaat handelen bij spoedklussen om de directie te ontzorgen.
• Procesverbetering: meedenken over slimmer werken en moderniseren van het secretariaat.
• Systeemvaardigheid: snel nieuwe systemen eigen maken en meedenken over slimme inzet (bijv. bezoekers aanmelden, vergaderruimtes en ICT-middelen reserveren).

Jouw profiel

• Je bent klantgericht en streeft naar het beste resultaat.
• Vaardigheden: MS Office en Teams zijn voor jou bekend.
• Je denkt makkelijk buiten de kaders, bent flexibel en schakelt op verschillende niveaus.
• Je bent creatief in denken en doen en werkt pragmatisch samen met collega’s aan oplossingen.
• Je bent stressbestendig, resultaatgericht en een echte aanpakker.
• Taal: communicatief vaardig in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.

Organisatie

Onze organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 665.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.Bij de gemeente Rotterdam staat centraal dat je je als medewerker kunt ontwikkelen. Dat stimuleren we ook. Want hoe beter jij je werk kunt doen, hoe beter het resultaat voor onze stad.
Jouw werkgebied voor deze vacature is het onderdeel Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO). De BCO noemen we ook wel de spil van de gemeentelijke organisatie. De medewerkers van dit cluster zorgen ervoor dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen. Het is de schakel tussen de Rotterdammers, het stadsbestuur en de veertien gebieden. De BCO verzorgt ook de bedrijfsvoering voor alle clusters. De afdelingen inkoop, communicatie, ICT, facilitaire zaken, juridische zaken, HR, onderzoek en financiën zorgen ervoor dat de clusters zich volledig kunnen richten op hun eigen taken.

Eisen

• Je hebt minimaal een Mbo-niveau 4 opleiding afgerond
• Je hebt werkervaring met de volgende applicaties
• Microsoft Office
• Microsoft Teams
• Microsoft Planner
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als directiesecretaresse, opgedaan in
  de afgelopen 5 jaar

Gunningscriteria

• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners
• Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het zelfstandig voorbereiden en
  notuleren van directie- of MT-overleggen, opgedaan in de afgelopen 5 jaar
• Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringssysteem

Interview Datum

16 jul. 2026 (do.), 12:00

Je sollicitatie dient uiterlijk 13 juli 2026 om 05:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.