Griffiemedewerker

Wat ga je doen?

Als griffiemedewerker ben je het aanspreekpunt voor raads- en commissieleden en voor inwoners. Je ondersteunt het raadsproces administratief, secretarieel en facilitair.

Achter de schermen van de vergadercyclus zorg jij voor overzicht en een soepel verloop, zodat de raad en commissies optimaal kunnen functioneren.

Jouw werkzaamheden

Secretariële ondersteuning

• Voorbereiden en afhandelen van documenten voor raads- en commissievergaderingen

• Beheren van agendas en adressen

• Beheren van de algemene griffiemailbox

• Verwerken van documenten in e-Suite en plaatsen in iBabs

• Redigeren en opmaken van documenten en brieven

• Verwerken van facturen en presentielijsten van commissieleden

Facilitaire en logistieke ondersteuning

• Reserveren en beheren van vergaderruimten

• Ondersteunen bij raads- en commissievergaderingen

• Ondersteunen bij informatiebijeenkomsten en raadsactiviteiten

Overig

• Algemeen aanspreekpunt voor vragen over producten en diensten van de griffie

Kenmerken die bij jou passen

• Je maakt nieuwe werkzaamheden en systemen snel eigen

• Je communiceert gemakkelijk en beschikt over uitstekende Nederlandse taalvaardigheid

• Je bent proactief, resultaatgericht en werkt goed samen

• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig

• Je kunt prioriteiten stellen en werkt goed onder tijdsdruk

• Je hebt gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen

• Je bent digitaal vaardig en gewend te werken met kantoorapplicaties

Wat verwachten wij van jou?

• Aantoonbaar MBO werk- en denkniveau

• Relevante werkervaring en/of opleiding

• Ervaring met of affiniteit voor gemeentelijke besluitvormingsprocessen

• Ervaring met iBabs, e-Suite en MS Office is een pré

Werktijden

• Eén avond per maand beschikbaar voor raadsactiviteiten

• Vrije dagen worden grotendeels opgenomen tijdens het raadsreces (schoolvakanties)

Wie zijn wij?

De gemeenteraad van Emmen bestaat uit:

• 38 raadsleden (10 fracties)

• 13 commissieleden (niet-raadsleden)

De griffie bestaat uit:

• 1 griffier (leidinggevende)

• 3 raadsadviseurs

• 1 participatie- en communicatiemedewerker

• 2 griffiemedewerkers

De griffie ondersteunt de raad en commissies in al hun werkzaamheden. Het team werkt zelfstandig, betrokken en nauw samen.

CV-eisen

Het CV bevat:

• Personalia

• Relevante werkervaring (chronologisch)

• Opleidingen (afgerond vermelden)

• Relevante certificaten en vaardigheden

Vereisten CV:

• Nederlands opgesteld

• Word- of pdf-formaat

• Maximaal 3 A4-paginas

• Beperkt aantal taal- en spelfouten

Aanbiedingen met veel taal- en/of spelfouten kunnen buiten behandeling worden gelaten.

Eisen (ja/nee – te beantwoorden door aanbieder)

• VOG wordt uiterlijk 28 dagen na start opdracht aangeleverd

• Kandidaat wordt in loondienst aangeboden

• Kandidaat heeft aantoonbaar MBO werk- en denkniveau

Wil je deze tekst ook:

• extra inkorten voor een inhuurplatform

• herschrijven in formele aanbestedingstaal

• of aanpassen aan een specifiek cv-profiel?