Functie
Gemeente Vlaardingen zoekt tijdelijke secretariële ondersteuning binnen het team Strategie & Beleid.
Doel van de opdracht
Doel: Het verzorgen van professionele, tijdige en complete ondersteuning van de overleg- en informatiestromen rondom het team en (delen van) directie/management.
Uitvoeringsvoorwaarde
Bij toekenning van de opdracht mag er geen arbeidsrelatie of dienstbetrekking tot stand komen; dit moet worden gewaarborgd. De uitvoering vindt plaats onder direct leiding en toezicht van de gemeente, waardoor niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid volgens de Wet DBA. Een ZZP-er (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is) komt niet in aanmerking.
Succescriteria
- Overleggen zijn tijdig ingepland en betrokkenen beschikken over complete en actuele vergaderinformatie.
- Vergadersets zijn tijdig en volledig samengesteld en gedeeld met de juiste deelnemers.
- Verslaglegging (notulen, actie- en besluitenlijsten) is tijdig, correct en conform afgesproken format opgeleverd en verspreid.
- Acties en opvolging zijn zichtbaar en overzichtelijk geborgd (actielijsten, reminders, terugkoppelingen).
- De mailbox/ingang van verzoeken is gestructureerd verwerkt en vragen/acties zijn doorgezet naar de juiste personen.
Taken en werkzaamheden
- Plannen en organiseren van afspraken en overleggen (inclusief uitnodigingen en logistiek).
- Voorbereiden van agenda’s en het verzamelen/uitvragen van stukken ten behoeve van vergaderingen.
- Samenstellen en beheren van vergaderstukken/vergadersets en bewaken van deadlines.
- Notuleren en opstellen van besluiten- en actielijsten, inclusief distributie aan betrokkenen.
- Structureren en verwerken van binnenkomende verzoeken (mailbox/werkstroom) en bewaken van opvolging.
Eisen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretarieel ondersteuner bij
een overheidsorganisatie
Gunningscriteria
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretarieel ondersteuner bij
een overheidsorganisatie - Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met ondersteuning van
management/directie en werken met stukkenstromen
Competenties
- Aanpassingsvermogen
- Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
- Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
- Klantgericht
- Delegere
- Luisteren
- Doorzettingsvermogen
- Tactisch gedrag
- Motiveren
- Resultaatgericht werken
- Samenwerken
- Overtuigen
- Assertiviteit
- Besluitvaardigheid
- Organiseren
- Kritisch
- Analyserend vermogen
- Plannen en organiseren
- Anders, namelijk
Je sollicitatie dient uiterlijk 25 maart 2026 om 09:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
