Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Zeist mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente Zeist. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.”
Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!
In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.
Team
Je maakt onderdeel uit van het team P&O. Dit team bestaat uit 20 bevlogen professionals, onder andere P&O adviseurs, recruiters, bedrijfskundig en organisatieadviseur en personeels- en salarisadministrateurs. Je werkt in deze opdracht nauw samen met één andere salarisadministrateur, de twee medewerkers van de personeelsadministratie en twee collega’s die het personeelssysteem inrichten.
P&O heeft grote stappen gemaakt op het vlak van digitalisering en professionalisering van onze werkprocessen. AFAS is de basis, Excel proberen we zoveel mogelijk te verbannen. We blijven onze personeels- en salarisadministratie optimaliseren!
Opdracht
Samen met onze salarisadministrateur die wij voor 24 uur vast in dienst hebben, vorm jij een teampje dat de verloning verzorgt voor meer dan 500 medewerkers in AFAS. We willen het werk kunnen verdelen en vinden het belangrijk om de kwetsbaarheid van één salarisadministrateur te verkleinen en dus ook vakanties en eventueel verzuim op te kunnen vangen. Hoewel onze eigen salarisadministrateur in de lead is, zoeken we iemand die vanuit ruime ervaring een fijne sparringpartner voor haar is. Daarnaast blijven er bepaalde processen waar we binnen de SA het meer-ogenprincipe willen borgen. Voor de overige processen hebben we het meer-ogenprincipe tussen de personeelsadministratie (muteren) en salarisadministratie (controleren) verdeeld.
Regelmatig schakel je met medewerkers die vragen hebben over de salarisadministratie, met jouw collega’s van de HR administratie die de mutaties verzorgen en met de collega’s van Financiën en Control. Het is daarom voor ons van groot belang dat jij dienstverlenend en samenwerkingsgericht van aard bent. Handigheid en klantgerichtheid in je communicatie hoort daar dus ook bij. Wij doen het sámen in Zeist! Daarbij weet je overzicht te houden en ben je uitstekend op de hoogte van de mogelijkheden van AFAS Insite, AFAS Profit en de huidige wet- en regelgeving op je vakgebied.
De helft van jouw werkzaamheden bestaat uit het verwerken en controleren van de verloning, en de andere helft uit het geven van advies. Je collega salarisadministrateur neemt in principe deel aan diverse projecten om het werkproces te digitaliseren en optimaliseren, maar in overleg kunnen jullie dit ook verdelen. De basis van jouw werkzaamheden op een rijtje:
- Controle op wet- en regelgeving van de aangeboden mutaties;
- Het tijdig en juist verwerken van (complexe) salarismutaties;
- Het uitvoeren van de controle op de mutaties en de eindcontrole van de salarisrun;
- Collega-salarisadministrateur (die vast in dienst is) helpen/coachen bij ingewikkelde/gecompliceerde vraagstukken;
- Verzorgen van financiële aansluitingen en contacten met de accountant;
- Maken van berekeningen en vraagbaak voor directie, management en medewerkers
Vereisten / knock-outcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Minimaal afgeronde opleiding op mbo-4 niveau;
3. Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring als salarisadministrateur;
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met AFAS in de functie van salarisadministrateur.
Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 15 jaar met personeels- en salarisadministratie (25 punten);
6. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar met personeels- en salarisadministratie met een CAO gemeente (20 punten);
7. Aantoonbare afgeronde opleiding PDL (Praktijkdiploma loonadministratie) (20 punten);
8. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met AFAS in de functie van salarisadministrateur in de afgelopen 8 jaar; (15 punten);
9. Afgeronde VPS (Vakopleiding Specialist Salarisadministratie) (10 punten).
10. Inschrijving in NIRPA register, register salarisadministrateur (10 punten)
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
Competenties
- Accuraat en kritisch;
- Dienstverlenend en samenwerkingsgericht;
- Stressbestendig, rust en overzicht bewaren;
- Goed in plannen en organiseren;
- Zelfstartend en weet van aanpakken;
- Effectief in mondelinge en schriftelijke communicatie;
- Proactief/signalerend van verbetermogelijkheden of mogelijke knelpunten.
Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling.
Stap 2: Selectie Alle cv’s CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.
De Alle cv’s kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.
Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.
- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.
Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.
De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.
Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.
Benodigd aantal professionals
1.
CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 12 maart 2026, 14:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 10 maart 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.
Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.
Overige informatie
- De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij Flextender.
- Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 5 maart 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 6 maart 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.
De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 9 maart 2026, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.
