Programmamanager aanbesteding CAD-Informatiebeheersysteem (zzp)

Context en Speelveld: Utrecht Heeft Jou Nodig

De gemeente Utrecht staat voor een belangrijke moderniseringsslag binnen het fysieke domein. Om het beheer, gebruik en de uitwisseling van CAD-tekeningen en aanverwante informatie toekomstbestendig te organiseren, wordt een nieuw CAD-informatiebeheersysteem aanbesteed.

Dit systeem vormt straks een strategisch knooppunt in de gemeentelijke informatievoorziening, met koppelingen naar:

• Geografische informatiesystemen (GIS)

• Assetmanagementsystemen

• Vastgoedbeheer

• Basisregistraties

Het traject sluit aan op de gemeentelijke koers van objectgericht werken, Common Ground en de Federatieve Data Strategie (FDS).

Opdrachtomschrijving

De gemeente zoekt een ervaren Programmamanager die verantwoordelijk wordt voor het volledige traject: van voorbereiding tot implementatie.

Je rol is regisserend, verbindend en resultaatgericht, waarbij je zorgt voor kwaliteit, draagvlak en aansluiting op strategische doelstellingen van de gemeente.

Taken en Verantwoordelijkheden

• Leiden van de voorbereidingsfase:

  • Programma van Eisen (PvE) opstellen en afstemmen

  • Borgen van strategische randvoorwaarden (architectuur, governance, open standaarden)

• Coördineren van de aanbestedingsprocedure:

  • In samenwerking met Inkoop en Juridische Zaken

  • Zorgdragen voor een rechtmatig en transparant proces

• Stakeholdermanagement:

  • Binnen fysieke domein (Ontwikkelorganisatie Ruimte, Stadsbedrijven, VTH, Vastgoedorganisatie)

  • Samenwerking met Domstad IT

• Vertalen van functionele/technische eisen naar contractuele afspraken met leveranciers

• Voorbereiden en aansturen van de implementatiefase:

  • Inrichting beheerorganisatie

  • Realisatie systeemkoppelingen

  • Testen, adoptie en training van gebruikers

• Borgen aansluiting op:

  • Common Ground-principes

  • Federatieve Data Strategie (FDS)

• Rapporteren over voortgang, risico’s en resultaten

• Tijdig escaleren bij belemmeringen in doelrealisatie

Verwachte Resultaten van de Opdracht

1. Gereed Programma van Eisen en Aanbestedingsdossier

• Compleet PvE afgestemd en geaccordeerd door stakeholders

• PvE bevat functionele, technische, organisatorische en juridische eisen

• Integratie van Common Ground en FDS

• Aanbestedingsdossier gereed volgens Aanbestedingswet

2. Succesvol Afgeronde Aanbesteding

• Geselecteerde leverancier voldoet aan gestelde eisen en ambities

• Heldere contractafspraken (SLAs, beveiliging, archief, eigendom, exit-strategie)

• Proces is transparant en rechtmatig uitgevoerd

3. Inrichting Governance en Beheerorganisatie

• Proceseigenaar, systeemeigenaar en functioneel beheer zijn benoemd

• Rollen- en rechtenmatrix vastgesteld (intern en ketenpartners)

4. Technische en Organisatorische Implementatie

• Systeem is geïmplementeerd en verantwoord in productie genomen

• Datamigratie succesvol afgerond

5. Adoptie en Veranderverankering

• Gebruikers getraind in nieuwe werkwijze (van mappenstructuur naar systeem)

• Communicatieplan uitgevoerd richting alle betrokkenen

• Organisatie werkt conform de nieuwe processen

6. Borging en Continuïteit

• Voldoen aan Archiefwet en duurzaamheidsdoelen

• Evaluatie en toetsing aan KPIs en SLAs

• Plan voor doorontwikkeling richting BIM, Digital Twin, datagedreven werken

Eisen (Knock-out Criteria)

De kandidaat heeft:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau

• Minimaal 10 jaar ervaring als programmamanager, met focus op:

  • Aanbestedingstrajecten

  • Implementatie van informatiesystemen

• Ervaring met:

  • Verandermanagement

  • Adoptie van nieuwe informatiesystemen

  • Stakeholdermanagement binnen (semi)overheid

• Aantoonbare politiek-bestuurlijke sensitiviteit

• Affiniteit met:

  • Informatievoorziening

  • Digitale transformatie

  • Datagedreven werken

• Kennis van gemeentelijke IV-ontwikkelingen:

  • Common Ground

  • Federatieve Data Strategie (FDS)

Pré:

• Ervaring met CAD, GIS of assetmanagementsystemen

Gunningscriteria (Beoordelingscriteria)

De kandidaat scoort hoger bij aantoonbare:

• Succesvolle leiding aan vergelijkbare aanbestedingstrajecten binnen gemeenten

• Ervaring met implementaties van CAD- of GIS-systemen

• Kennis van wet- en regelgeving rondom informatiebeheer en archivering

• Vaardigheid in het verbinden van organisatieonderdelen en het creëren van draagvlak

• Sterke communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling)

• Vermogen om strategische kaders te vertalen naar concrete resultaten

• Resultaatgerichtheid met behoud van kwaliteit en betrokkenheid