Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Project Coördinator;
LET OP: lees onderstaande punten zorgvuldig door voordat een kandidaat wordt aangeboden:
Deze aanvraag is niet geschikt voor ZZP’ers
Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld;
Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS;
Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij ‘woonplaats’ de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding;
AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan;
Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken
het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen;
Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Omschrijving afdeling/team
CWD is een relatief klein project met een compact team van enthousiaste pioniers waarin iedereen zich bewust is van de grote belangen die we behartigen: enerzijds het belang van circulair werken in het algemeen en anderzijds de belangen die gemoeid zijn met het project Van Brienenoordbrug, het eerste brugproject dat gebruik maakt van Circulaire Werf Duivelseiland. De tijdsdruk en (raakvlak)risico’s die deze combinatie van belangen met zich meebrengt voelt iedereen en de behoefte aan een ervaren projectcoördinator is daarom groot.
In het project wordt gewerkt conform Integraal Projectmanagement (IPM). Het RWS-projectteam bestaat uit ongeveer 15-20 fte/30 personen. De functie van projectcoördinator is een functie binnen het team Projectbeheersing (ongeveer 5 fte) onder verantwoordelijkheid van de manager projectbeheersing. Je ondersteunt primair de projectmanager en manager projectbeheersing.
Voor CWD zijn er verschillende raakvlakprojecten waarmee wordt samengewerkt. Eén van de teams is het Kwartiersmakersteam Stalen Bruggen (KMT). Dit is een IPM-team dat primair als opdracht heeft te komen tot een aanpak en werkwijze voor de vernieuwing van de stalen bruggen in Zuidwestelijk Nederland.
Resultaat opdracht:
Je bent de centrale spin in het web. Als onderdeel van het projectteam CWD lever je een bijdrage aan de interne en externe communicatie, de coördinatie en het beheer van informatie ter ondersteuning van het projectteam. Je vervult ook de rol van documentalist en kan ingezet worden voor projectcoördinatie bij het KMT.
Werkzaamheden:
Managen van informatie en beheer van de functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails.
Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties.
Voorbereiden en organiseren van overleggen, vergaderingen et cetera en najagen van de hieruit voortkomende acties.
Ondersteunen bij de voorbereiding van de tweewekelijkse projectteamvergaderingen: bewaken van acties en deadlines.
Verslaglegging van (complexe) overleggen, agendabeheer, regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en eventueel catering.
Onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen.
Afstemming met projectcoördinator van de toekomstige aannemer voor gezamenlijke overleggen, documentbeheer, etc.
Accountbeheer van de projectmedewerkers.
Opstellen en actueel houden van diverse projectoverzichten.
Archivering van correspondentie, producten, verslagen etc. in SharePoint (Connect).
Taken documentalist (Connect / SharePoint)
Het beheer van het documentmanagementsysteem in Connect (SharePoint) ligt bij jou. Onder de werkzaamheden van de documentalist vallen o.a.:
Analyseren van metadata en zorgen dat dit op orde is.
Verlenen en intrekken van autorisaties en het opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix.
Maken van rechtengroepen met unieke rechten.
Maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen naar behoefte van de medewerkers.
Instructie geven aan (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij taken m.b.t. documentbeheer en archiefvorming zelfstandig kunnen uitvoeren.
Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
Actueel houden van alle documenten die behoren tot het projectarchief.
Toezien op juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform vigerende kaders.
Mogelijk opzetten van een dataroom.
Managen van documenten en informatiestromen, inclusief coördinatie van het reviewproces van door de aannemer opgeleverde producten, in samenwerking met contractmanagement en IPM-rolhouders.
Mocht je nog geen ervaring hebben met het beheer van een documentmanagementsysteem, dan helpen we je graag op gang. Binnen RWS is een actieve community voor documentbeheer waar je terecht kunt met vragen.
Werkzaamheden voor KMT Stalen Bruggen (af en toe)
Opstellen van een dashboard/voortgangsrapport.
Regelen van afspraken.
Maken van reserveringen.
We zoeken iemand die voor langere tijd (tot einde project in 2028) bij ons project wil blijven werken als projectcoördinator. Het betreft een rol die qua werk- en denkniveau meer vraagt dan de binnen RWS gebruikelijke rol van projectondersteuner. Naast de uitvoering van reguliere taken denk je mee over hoe werkzaamheden makkelijker, sneller en efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Als de basis op orde is, kan je je takenpakket verder uitbouwen.
Jij herkent jezelf als hands-on: niet alleen in het opvolgen van werk maar ook in het proactief naar je toe trekken ervan. Je maakt nieuwe kennis snel eigen en hebt affiniteit met/interesse in techniek. Je bent flexibel, omdat je vaak van het ene vraagstuk in het andere terechtkomt. Je schakelt makkelijk tussen opdrachten en betrokkenen. Je houdt van regelen en organiseren.
Essentiële competenties/eigenschappen:
Je bent proactief en oplossingsgericht.
Je hebt humor en incasseringsvermogen.
Je bent zelfstandig, communicatief en adviesvaardig.
Je bent flexibel en kan snel schakelen.
Je denkt systematisch en kunt prioriteiten stellen.
Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen.
Eisen & Wensen
Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen.
Wanneer niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out).
Daarna wordt beoordeeld op diverse wensen.
In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden.
________________________________________
Eisen
1. Opleiding
De aangeboden kandidaat beschikt over een afgeronde hbo-opleiding in de richting financieel, economisch, bedrijfskundig, communicatie of organisatie.
2. Reizen en beschikbaarheid
De kandidaat is flexibel inzetbaar op diverse locaties, ook wanneer deze lastig bereikbaar zijn met het openbaar vervoer.
Belangrijke locaties zijn o.a. RWS-kantoor Utrecht, een bouwkeet op Duivelseiland (Dordrecht) of andere RWS locaties in de regio WNZ.
Daarnaast is de kandidaat bereid om op dinsdag en woensdag op locatie te werken.
3. Verslaglegging (minimaal 5 jaar ervaring)
De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met verslaglegging van (complexe) overleggen.
Met complexe overleggen worden bedoeld: overlegvormen (eventueel online) met meerdere stakeholders, intern en extern, waarbij veel vakjargon wordt gebruikt.
4. IPM ervaring (minimaal 5 jaar)
De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met het Integraal Projectmanagement (IPM) model of een vergelijkbaar model.
5. Ervaring als projectsecretaris/projectcoördinator (minimaal 5 jaar)
De kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectsecretaris en/of projectcoördinator.
6. Ervaring met complexe rijksinfrastructurele projecten (minimaal 5 jaar)
De kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunde rol bij complexe rijksinfrastructurele projecten (meer dan €80 miljoen opdrachtsom).
Wensen
1. Ervaring in projectcoördinatie / projectsecretariaat / projectondersteuning
Mate waarin de kandidaat aantoonbare kennis en ervaring heeft als projectcoördinator, projectsecretaris en/of projectondersteuner.
2. Ervaring bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare organisaties
Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met werken bij RWS of opdrachtgevers zoals Rijksoverheid of ProRail.
3. Ervaring met rijksinfrastructurele projecten
Mate waarin de kandidaat aantoonbare kennis en ervaring heeft met rijksinfrastructurele projecten.
4. Ervaring met Relatics en SharePoint
Mate waarin de kandidaat aantoonbare kennis en ervaring heeft met Relatics en SharePoint.
5. Nederlandse taalvaardigheid + MS Office
Mate waarin de kandidaat de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift beheerst en ervaring heeft met Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
6. Competenties en vaardigheden
Je sollicitatie dient uiterlijk 23 maart 2026 om 11:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
