Jij houdt het overzicht, ook wanneer de druk oploopt en anderen afhaken. In een dynamische omgeving stap jij naar voren, breng je structuur en geef je richting. Dankzij jouw durf om door te pakken draait het team niet alleen soepel, maar komt het echt vooruit.
Jouw functie
Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor veel dingen! Eén van je belangrijkste taken is ondersteunen van de teammanager, de 4 teamleiders en je collegas. Ook ben je een aanspreekpunt voor de medewerkers en teamleiders die met vragen aankloppen. Dit zijn vaak facilitaire vragen, zoals bijvoorbeeld het bestellen van voorraden voor de afdeling, lunches of attenties voor medewerkers. Je draagt zorg voor het organiseren van overleggen, evenementen en activiteiten, en zorgt waar nodig voor de verslaglegging. Ook het bijhouden van de mailbox van zowel de afdelingsmanager als de secretariaat box(en) behoren tot één van je dagtaken. Kortom, een afwisselende functie en waarbij jij de schakel bent tussen verschillende partijen.
Je verantwoordelijkheden omvatten onder andere:
- Het beheren van (complexe) agendas en het daarbij behorende e-mailverkeer. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voorkomen en handelt deze af waar mogelijk;
- Naast de ondersteuning aan de afdelingsmanager en de teamleiders pak je verzoeken op die via de algemene secretariaat mailbox binnenkomen. Voorkomende verzoeken als het plannen van (Teams-) vergaderingen en vergaderruimtes, het aanvragen van inkoop gerelateerde zaken of het organiseren van (grote) bijeenkomsten of retraites zijn hier onderdeel van;
- Het doen van bestellingen (Oracle bestellen) en het maken van bestelaanvragen;
- Het ondersteun van de afdeling bij overstijgende aangelegenheden.
Jouw profiel
Een echt organisatietalent, die zich niet snel uit het veld laat slaan en graag de handen uit de mouwen steekt! Je weet met humor en flexibiliteit te anticiperen op de omstandigheden waarbij je ook prioriteiten weet te stellen. Je bent resultaatgericht en hebt een proactieve
instelling. Daarnaast ben je representatief en beschik je over een uitstekende mondelinge, schriftelijke en administratieve vaardigheden. Snel schakelen is voor jou een koud kunstje en onder druk blijf je prima presteren. Zorgvuldigheid is een van jouw belangrijkste eigenschappen. Je bent een ontzorger die vooruitdenkt en werkt waardoor alles soepel verloopt. Je houdt ervan om zowel zelfstandig als in teamverband te werken
en je kunt tegen stress en drukte om je heen. Daarnaast heb je een hoge betrouwbaarheidsfactor; je zegt wat je doet en doet wat je zegt. Collegas kunnen op je bouwen. Verder werk je accuraat.
Samen resultaten neerzetten past bij jou en doe je met goede communicatieve vaardigheden. Het organiseren van bijeenkomsten doe je graag! Je wilt bijdragen aan een goed welkom voor Vluchtelingen in Rotterdam en je bent een vraagbaak voor de afdeling.
Eisen
- Je beschikt minimaal over een afgeronde mbo-3 opleiding;
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met agendabeheer, het organiseren van bijeenkomsten en teamactiviteiten opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het bijhouden van registraties en het verzorgen van bestellingen (zoals bloemen, catering etc.) opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
- Je hebt werkervaring met Microsoft Office.
Wensen
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen het sociaal domein in de afgelopen 5 jaar;
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in de dienstverlenende sector;
- Je hebt werkervaring binnen een overheidsinstelling;
- Je hebt een secretariële opleiding afgerond;
- Je hebt kennis van en ervaring met Oracle EBS/Cloud, Module Inkoop.
De afdeling
Het team vluchtelingen bestaat uit een teammanager met een secretaris en vier teams met elke een teamleider:
- Sociaal Beheer & Matching – Coördineert het dagelijks beheer van opvanglocaties en de plaatsing van vluchtelingen.
- Bedrijfsvoering – Beheert financiën, contracten en interne processen.
- Huisvesting – Verantwoordelijk voor het vinden en inrichten van opvanglocaties.
- Sociaal Domein – Richt zich o.a. op bestuurlijke advisering, vertalen beleid naar uitvoering en samenwerking met partners op gebied van zorg, onderwijs en welzijn van vluchtelingen.
Onze organisatie
Programmateam Opvang Vluchtelingen zorgt voor locaties waar vluchtelingen zo goed mogelijk kunnen wonen. Door goede begeleiding en inzet van zorg/taal/welzijn verloopt de opvang vrijwel geruisloos. We betrekken de buurt waar mogelijk, zetten in op participatie en zelfstandigheid van ontheemden. We werken samen met de regio en hebben onze financien op orde.
Binnen de gemeente Rotterdam wordt met een bont gezelschap van collegas uit verschillende disciplines gewerkt aan het opvangen van vluchtelingen. Van ontwikkelaars van Stadsontwikkeling tot ggz specialisten in het wijkteam. Van strategische oliemannetjes tot facilitair medewerkers. Van collegas van BRP en leefgeld tot onderwijs en CMO.
Dit gebeurt met de kaders die het college heeft vastgesteld. Zoveel mogelijk kleinschalig. Zo duurzaam en zelfstandig mogelijk. Efficiënt, humaan en met behoud van zoveel mogelijk draagvlak in de stad. Met elkaar realiseren we voor meer dan 5.000 mensen in deze stad een voorlopig thuis.
De focus ligt met name op het huisvesten van 2.000 vluchtelingen uit de Oekraine, het realiseren van een doorstroom locatie voor Statushouders en continueren van opvang op schepen waar asielzoekers worden gehuisvest.
Samenwerken, bevlogenheid en vakmanschap kenmerkt het werken aan deze opgave.
