Functioneel Beheerder ERP

Omschrijving Opdrachtgever provincie Gelderland
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Opdracht
Bij de afdeling Financiën werken ongeveer 80 collega’s in drie verschillende teams: team Financiële Administratie en Beheer (FAB), Financieel Beleid (FIB) en team Inkoop en Business Planning & Control (BPC). Team FAB is verantwoordelijk voor het tijdig en juist verwerken van financiële gegevens in het financieel systeem. Van verwerken van facturen tot uitbetalen van salarissen. Daarnaast is het team verantwoordelijk voor een efficiënt ingericht en werkend financieel systeem (Unit4 ERP7). Team FIB houdt zich bezig met beleidsvraagstukken van het bestuur/organisatie en team BPC heeft een adviserende rol richting de organisatie/bestuur. Team Inkoop ziet toe op rechtmatige inkoop en ondersteunt collega’s bij de aanbestedingen.

Als functioneel beheerder maak je deel uit van het team Financiële Administratie en Beheer (FAB), cluster Functioneel Beheer. De werkzaamheden bestaan uit het dagelijks beheer van de financiële applicatie Unit4 ERP7. Je zorgt ervoor dat het financieel systeem beschikbaar is en operationeel blijft. Daarnaast beoordeel je en bewaak je de kwaliteit van de financiële informatie. Ticketafhandeling vanuit de gebruikersorganisatie hoort daarbij. Je werkt binnen het cluster Functioneel Beheer samen met 2 collega’s. De werkzaamheden stem je af met de coördinator Functioneel Beheer. Bij een eventuele verlenging zal het aantal uren opnieuw bepaald worden op basis van het te verwachten werkaanbod.

Het betreft tijdelijke invulling van een reguliere functie bij de provincie Gelderland. De opdracht leent zich daarom niet voor invulling met een ZZP-er. Eventueel geïnteresseerde ZZP-ers kunnen zich op detacheringsbasis (= met loonuitbetaling) laten aanbieden door een bureau. Doorleenconstructies zijn nadrukkelijk niet toegestaan.

De taken en verantwoordelijkheden van een functioneel beheerder bestaan met name uit:

• Dagelijks beheer van Unit4 ERP7;
• NAW-beheer;
• Kwaliteit van de inrichting;
• Afhandelen meldingen (Topdesk) van gebruikers;
• Efficiënt ingericht en werkend ERP systeem;
• Ondersteuning gebruikers en bijdrage leveren in de doorontwikkeling;
• Rapportage onderhoud;
• Testen en maken van testscripts;
• Meedenken en meedoen aan het project verkenning Unit4 ERPx;
• Bewaken dat complexe tickets tijdig worden afgehandeld door de leverancier of externe consultant.

Vereisten / knock-outcriteria
Eis 1 Beschikbaarheidseis
Kandidaat is inzetbaar vanaf 15 september 2025 tot en met 31 december 2026 voor minimaal 24 uur en maximaal 32 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 4 maal een periode van 6 maanden. Bij een eventuele verlenging zal het aantal uren opnieuw bepaald worden op basis van het te verwachten werkaanbod. Afhankelijk van de beschikbaarheid van kandidaat, is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits kandidaat uiterlijk 1 oktober 2025 inzetbaar is voor minimaal 24 uur per week. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eis 2 Overige eis
U voegt een CV van maximaal 5 pagina’s A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4’s, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4’s beoordeeld, waarna de overige A4’s buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en gunningscriteria kwaliteit gegeven toelichting. U dient in het CV of in een bijlage op alle eisen en gunningscriteria kwaliteit een toelichting (antwoord/beschrijving) te geven waarmee u aantoont dat u, of de door u aangeboden kandidaat, aan de eis of het gunningscriterium kwaliteit voldoet.

Eis 4
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde MBO opleiding of afgeronde HBO opleiding. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de studierichting en het jaar waarin het diploma is behaald.

Eis 5
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar aaneengesloten ervaring (opgedaan in de periode 2016 – heden) op het gebied van functioneel beheer. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 5 jaar aaneengesloten ervaring voldoet.

Eis 6
Kandidaat beschikt aantoonbaar over het BiSL Foundation certificaat. Benoem de naam van het cursus/opleidingsinstituut, de plaats en het jaar waarin het certificaat is behaald.

Gunningscriteria
Wens 1 (40 punten)
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2021 – heden) met het functioneel beheer van Unit4 ERP7 (of vergelijkbaar ERP systeem), aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

• Kandidaat beschikt over tenminste 3 jaar ervaring met het functioneel beheer van Unit4 ERP7 (of vergelijkbaar ERP systeem) (40 punten)
• Kandidaat beschikt over 0 tot 3 jaar ervaring met het functioneel beheer van Unit4 ERP7 (of vergelijkbaar ERP systeem) (20 punten)
• Kandidaat heeft geen ervaring met het functioneel beheer van Unit4 ERP7 (of vergelijkbaar ERP systeem) (0 punten)

Wens 2 (30 punten)
Kandidaat beschikt aantoonbaar over certificaten en/of afgeronde opleidingen (naast BiSL Foundation) op het gebied van functioneel beheer, aan te tonen met het cursus/opleidingsinstituut, de plaats en het jaar waarin het certificaat / de opleiding succesvol is afgerond.

• Kandidaat kan tenminste 3 certificaten/opleidingen benoemen (naast BiSL Foundation) waaruit blijkt dat deze succesvol zijn afgerond (30 punten)
• Kandidaat kan 2 certificaten/opleidingen benoemen (naast BiSL Foundation) waaruit blijkt dat deze succesvol zijn afgerond (20 punten)
• Kandidaat kan 1 certificaat/opleiding benoemen (naast BiSL Foundation) waaruit blijkt dat deze succesvol is afgerond (10 punten)
• Kandidaat beschikt niet over certificaten en/of afgeronde opleidingen (naast BiSL Foundation) op het gebied van functioneel beheer (0 punten)

Wens 3 (30 punten)
Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring bij of voor een overheidsorganisatie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

• Kandidaat kan tenminste 2 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt bij of voor een overheidsorganisatie (30 punten)
• Kandidaat kan 1 opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt bij of voor een overheidsorganisatie (15 punten)
• Kandidaat heeft geen ervaring bij of voor een overheidsorganisatie (0 punten)

Competenties te toetsen in interview
Tijdens het interview worden de volgende persoonlijke competenties getoetst:

1. Nauwkeurigheid: Je bent zorgvuldig en werkt secuur. Je vindt kwaliteit belangrijk en probeert fouten te voorkomen. Je behoudt overzicht en voert je taken uit op een georganiseerde manier.
2. Resultaat- en oplossingsgerichtheid: Je formuleert doelstellingen helder, concreet en meetbaar en maakt duidelijke afspraken. Je houdt zicht op de voortgang, rapporteert en informeert daarover. Je denkt vooruit. Je spant je actief in om concrete resultaten en/of doelstellingen te halen. Bij tegenslagen geef je niet op en houd je de uitgezette lijn voor ogen.
3. Analytisch vermogen: Je signaleert problemen, herkent belangrijke informatie en legt verbanden tussen gegevens. Verder spoor je mogelijke oorzaken van problemen op en zoek je naar ter zake doende gegevens. Je bent in staat onvolledige of onbetrouwbare informatie te identificeren en je kan hoofd- en bijzaken duidelijk onderscheiden. Je denkt voordat je wat doet.
4. Proactief/initiatief nemend: Je onderzoekt de wensen en behoeften van de (interne of externe) klant/gebruiker en handelt hiernaar. Hiermee begin je liever uit jezelf dan dat je passief afwacht. Je wil verbeteren en denkt vooruit.
5. Samenwerkingsgerichtheid: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat en bent in staat om in teamverband daaraan te werken. Je raadpleegt en betrekt anderen, informeert anderen pro-actief en stemt af met anderen. Je bent sociaal en geeft ruimte aan anderen.

Kandidaat wordt per competentie beoordeeld. Indien kandidaat aan de competentie voldoet, krijgt kandidaat de daarvoor genoemde punten. Bij elke competentie worden de volgende beoordelingsopties aangehouden:

• Voldoet (nagenoeg) volledig aan competentie – 10 punten
• Voldoet voldoende aan competentie – 5 punten
• Voldoet onvoldoende aan competentie – 0 punten

In totaal zijn er vijf (5) competenties. Kandidaat kan op deze vraag daardoor maximaal 50 punten scoren. Kandidaat dient minimaal een score van 25 punten te behalen op alle competenties. Indien kandidaat minder dan 25 punten behaalt, zal provincie Gelderland kandidaat uitsluiten van gunning van de opdracht.

Planning
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 18 augustus 2025, 09.00 uur.

Interesse?
Stuur jouw contactgegevens en CV naar info@1uptraining.nl of reageer direct via de knop ‘Apply now’ bovenaan deze pagina.

Reactietermijn
De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 27 augustus 2025, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Overige Informatie

• Door het indienen van uw offerte gaat leverancier zonder voorbehoud akkoord met de Algemene Inkoopvoorwaarden (AIV) Gelderland 2023 voor leveringen en diensten. De AIV Gelderland 2023 zijn te raadplegen op gelderland.nl/inkoopvoorwaarden.
• Provincie Gelderland zal een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Vanuit Flextender wordt er een VOG link verstrekt na gunning.
• Provincie Gelderland faciliteert aan leverancier een provinciale laptop, die eigendom is van de provincie en die ook beheerd wordt door de provincie. Dit om te voldoen aan wettelijke verplichtingen op het gebied van informatieveiligheid. Provincie Gelderland beschikt verder over voldoende kantoorvoorzieningen waar leverancier gebruik van kan maken.
• Kandidaat is de afgelopen twee jaar niet in loondienst geweest van provincie Gelderland om een draaideurconstructie te voorkomen.
• Bij gunning dient er een UEA formulier te worden ingevuld.