Organisatie

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving

De kandidaat voert het beheer van archivering uit binnen het document management systeem (SharePoint & Hummingbird) door projectmedewerkers.

Belangrijkste werkzaamheden:

• Registreren, metadata toevoegen, ordenen en classificeren van documenten/informatie

• Bijhouden van een actueel ordeningsplan

• Waarderen van dossiers en autoriseren van medewerkers

• Geven van training/opleiding aan projectmedewerkers

• Zorgdragen voor benodigde middelen

• Coachen van projectmedewerkers zodat zij taken en verantwoordelijkheden rond documentbeheer en archiefvorming adequaat uitvoeren

• Regisseren van opzet van het digitaal projectarchief in SharePoint

• Opstellen en actueel houden van autorisatiematrix

• Verlenen en intrekken van autorisaties voor het DMS

• Maken van relevante standaardweergaven en zoekvragen in het DMS

• Instrueren van nieuwe projectmedewerkers

• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van dossiers

• Actueel houden van documenten binnen het projectarchief

• Verplaatsen van documenten en subdossiers

• Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten

• Routeren van post- en e-mailstukken naar juiste personen

• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB)

• Inventariseren en melden van functionele wensen voor verbetering van applicaties

Resultaat van de opdracht

1. Ingericht projectarchief volgens afspraken met opdrachtgever, inclusief kwaliteitseisen (ordeningen, waarderen, selecteren, metadata)

2. Actuele middelen voor documentbeheer (autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)

Leiding, toezicht en samenwerking

• Uitvoering onder aansturing van de opdrachtgever

• Inzet op twee verschillende clusters; aansturing door twee verschillende manager projectbeheerders

Belangrijkste competenties

• Analytisch denkvermogen / verbanden leggen

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling

• Hands-on mentaliteit

• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (rapportages, handleidingen)

• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden

• Luisteren / vraag achter de vraag achterhalen

• Nauwkeurigheid

• Omgevingsbewustzijn

• Proactieve instelling

• Plannen en organiseren

• Zelfontwikkeling en zelfstandigheid

Eisen

1. Afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig

2. Aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren

3. Kennis van en ervaring met (documentair) informatiebeheer en DIM-gerelateerde ICT-middelen

4. Ervaring met schrijven van handreikingen/werkinstructies

5. Kennis en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten

Wensen

1. Kennis van en ervaring met Rijkswaterstaat of andere grote overheidsorganisatie

2. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)

3. Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint

4. Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties

Interesse?

Stuur jouw contactgegevens en CV naar info@1uptraining.nl of reageer direct via de knop Apply now bovenaan deze pagina.

Je sollicitatie dient uiterlijk 3 december om 12.00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties.

Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.