Functie
Je vervult twee rollen: directiesecretaris en coördinator secretariaat. Je besteedt waarschijnlijk het meeste van je tijd aan de werkzaamheden van directiesecretaris.
Taken als directiesecretaris
- Begeleiden van het besluitvormingsproces door DT/MT.
- Wekelijkse besluitvorming faciliteren: aanlevering van stukken organiseren, agenda opstellen, besluiten vastleggen en samen met het MT vertalen naar concrete afspraken.
- Overzicht houden over en sturing geven aan de jaarplanning van besluitvorming door DT/MT.
Taken als coördinator secretariaat
Je zorgt voor het goed functioneren van het (bestuurs)secretariaat, bestaande uit 7 collega’s, en bewaakt overzicht en rust.
- Directe begeleiding, ondersteuning en richting geven aan het secretariaatsteam.
- Totaaloverzicht behouden en prioriteiten bewaken.
- Op basis van een goed overzicht van werkprocessen en rollen zorgdragen voor het continu verbeteren van die werkprocessen.
- Het secretariaat verleent secretariële ondersteuning aan de burgemeester, wethouders, de directie en drie strategisch managers, verzorgt kabinetszaken en begeleidt het besluitvormingsproces door het college.
Overige verantwoordelijkheden
- Je fungeert als achtervang voor de bestuurssecretaris die het besluitvormingsproces door het college begeleidt.
- Je wordt ingewerkt op het bestuurlijk informatiesysteem (BIS) Qualigraf.
Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.
Meer informatie vindt u op de paginaOnze organisatie.
Eisen
- Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaris, directiesecretaris of
management secretaris binnen een overheidsinstelling - Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
- Aantoonbaar beschikbaar op woensdagochtend tot 12:30 uur ivm
MT-vergadering
Gunningscriteria
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als coördinerende/leidinggevende
bij een (bestuurs-)secretariaat - Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeente
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaris,
directiesecretaris of management secretaris binnen een overheidsinstelling - Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van het
bestuurlijke besluitvormingsproces en met een bestuurlijk informatiesysteem
(BIS) - Noem het systeem in je CV
- Uiterlijk beschikbaar per 20 april 2026 voor 32 uur per week
- Aantoonbaar beschikbaar op maandag, woensdag (in ieder geval de ochtend ivm
MT-vergadering) en donderdag
Competenties
- Natuurlijk leider
- In staat een team uit te dagen om verder te groeien
- Oog voor de wensen van het MT en B&W
- Energie krijgen van een team in opbouw
- Analytisch kunnen kijken om structurele oplossingen te vinden voor de
bestaande uitdagingen
Interview Datum
gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 15 april 2026, in de middag
Je sollicitatie dient uiterlijk 13 april 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
