Dit ga je doen
Als directiesecretaresse zorg jij ervoor dat de directeur DIA en het MT optimaal ondersteund worden, zodat zij zich kunnen concentreren op hun kerntaken. Je bent communicatief, flexibel, snel van begrip en kunt goed omgaan met deadlines en tijdsdruk.
Belangrijkste taken
- Ondersteunen van de directeur DIA met beheer van agenda en mailbox; zelfstandig afwegingen maken over opvolging/doorzetten van mails.
- Brede ondersteuning van het MT, o.a. planning en organisatie zoals complex agendabeheer en regelen van vergaderruimtes.
- Coördineren van het ondertekenproces, correspondentie routing en bijwerken van distributielijsten.
- Maken van interne en externe afspraken met diverse stakeholders.
- Notuleren van MT-vergaderingen en zorgen voor distributie, bewaken en opvolgen van actiepunten en deadlines.
- Boeken van reizen.
- Organiseren en/of coördineren van evenementen en medewerkersbijeenkomsten in samenwerking met collega’s van DIA en andere afdelingen.
- Aanspreekpunt zijn voor facilitaire zaken en huisvesting; problemen oplossen of doorzetten naar de facilitaire dienst.
Dit zijn de eisen
- Opleiding: MBO+/HBO werk- en denkniveau
- Ervaring: Minimaal 3 tot 5 jaar ervaring als secretaresse
- Talen: Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk; goede beheersing van Engels
- Tools: Gedegen kennis van en aantoonbare ervaring met Office 365 tooling, specifiek Teams, PowerPoint, Word, Excel en SharePoint
- Financiële processen: Aantoonbare ervaring met financiële processen
- Effectief en verbindend communiceren met managers en medewerkers; makkelijk schakelen tussen niveaus, hoge organisatiesensitiviteit
- Goede contactuele vaardigheden, stressbestendigheid en collegialiteit
- Netwerkvaardig en weet dingen gedaan te krijgen via formele en informele kanalen
- Flexibele maar gestructureerde werkhouding; snel wisselende planning netjes uitvoeren
- Snel schakelen, nauwkeurig werken en drie stappen vooruit denken
- Initiatiefrijke zelfstarter met goed organiserend vermogen
- Ervaring met NS is een pré
- Kennis en ervaring met Agile werken en bijbehorende rituelen is een pré
Eisen
- Je beschikt over minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau,
- Je beschikt over minimaal 3 tot 5 jaar ervaring als secretaresse,
- Je hebt een uitstekende beheersing (zowel mondeling als schriftelijk) van
de Nederlandse taal, goede beheersing van Engels. - Je beschikt over gedegen kennis van en aantoonbare ervaring met Office 365
tooling, specifiek Teams, PowerPoint, Word, Excel en SharePoint, - Je beschikt over uitstekende contactuele vaardigheden, is stressbestendig,
collegiaal, netwerkvaardig en kan zowel formeel als informeel zaken gedaan
krijgen. Daarnaast heeft hij/zij een flexibele maar gestructureerde
werkhouding, kan snel schakelen, nauwkeurig werken, drie stappen vooruit
denken, en toont initiatief met goed organiserend vermogen. Vraag: Geef een
concreet voorbeeld op het voorblad, werkervaring of situatieschets waarin u
laat zien dat u aan deze eigenschappen voldoet - Je hebt de werkwijze en voorwaarden van NS Inhuurdesk middels onderstaande
link gelezen en gaat hiermee akkoord.
https://www.werkenbijns.nl/werkwijze-en-voorwaarden
Gunningscriteria
- Je beschikt over ervaring met NS
- Je beschikt over kennis en ervaring met Agile werken en bijbehorende
rituelen
Interview Datum
Zo snel mogelijk
Je sollicitatie dient uiterlijk 26 maart 2026 om 12:30 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
