Functie
Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol. Je ondersteunt toegewezen bestuurs- en directieleden zodat zij zich kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken. Je zorgt dat processen soepel verlopen, houdt overzicht in een dynamische omgeving en handelt proactief en professioneel.
Taken
Belangrijkste taken:
- Proactief beheren en bewaken van agenda’s van burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en directieleden.
- Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren.
- Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning.
- Voorbereiden van de wekelijkse portefeuillehouderoverleggen, in samenwerking met bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en gemeentesecretaris.
- Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.
- Werken volgens uniforme werkwijze en deze snel eigen maken.
- Uitvoeren van complex agendabeheer en schakelen tussen verschillende werkzaamheden met nauwkeurigheid.
Opdracht
Hoofdtaken van de opdracht: Het uitwerken en opleveren van het inwerkprogramma voor het nieuwe bestuur.
Resultaat
Het eindproduct is compleet, onderbouwd en tijdig opgeleverd: een gedegen inwerkprogramma voor het nieuwe bestuur.
Randvoorwaarden
- Je werkt zelfstandig en stemt indien nodig af met betrokkenen binnen het team of opdrachtgever.
- Je levert het eindproduct op zonder hiërarchische aansturing of afhankelijkheid van het team.
Profiel
- Ervaring met complex agendabeheer; je schrikt niet van dynamische planning.
- Vertrouwd met werkzaamheden op het gebied van kabinetszaken.
- Nauwkeurig, proactief en professioneel in werkwijze.
- Je anticipeert op wat nodig is en handelt op het juiste moment.
Organisatie
Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Een groene oase in een waterrijk gebied met acht kleurrijke dorpen, waar zo’n 45.000 mensen met plezier wonen en werken.
In Mijdrecht staat het gemeentehuis. De thuishaven van ruim 300 hardwerkende en betrokken collega’s. ‘Samen voor elkaar’ echoot door de gangen. Het is de essentie van de organisatieontwikkeling die onze organisatie toekomstbestendig maakt.
We hebben grote opgaven, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, woningbouw, klimaatadaptatie, energietransitie en een circulaire en inclusieve economie. Deze ambities maken we waar door een intensieve samenwerking met collega’s van alle teams, onze inwoners, partners in de gemeente, het college en de raad.
Eisen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in een
secretariële richting - Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals;
Notubox, iBabs of MS Office - Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- of
directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling - Minimaal voor 28 tot 32 uur per week beschikbaar voor de gehele duur en
alle mogelijke verlengingen
Gunningscriteria
- Aantoonbare werkervaring als bestuur secretaresse of directiesecretaresse
binnen een overheidsinstelling - Aantoonbare werkervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor
wethouders en directie, waarbij verschillende agenda’s op constructieve
manier samenlopen, benoem duidelijke waar deze ervaring is opgedaan - Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van
bestuurders of directieleden. De kandidaat
hoe hij/zij bestuurders of directieleden ondersteunt en vooruitdenkt in het
werk - Aantoonbare werkervaring met samenwerken binnen een bestuurssecretariaat
met verschillende interne stakeholders zoals bestuursadviseurs, directie en
ambtelijke organisatie - Aantoonbare werkervaring met de volgende competenties:
politiek-bestuurlijke sensitiviteit, prioriteringsvermogen,
stressbestendigheid en discretie.
Competenties
- Klantgericht
- Samenwerken
- Stressbestendig
- Omgevingsbewust / Politiek sensitief
- Organisatievermogen (plannen en organiseren)
- Nauwkeurig
- Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
- Proactief
- Flexibel
- Zelfstandig
- Integer
- Besluitvaardig en gedecideerd
- Empathisch
Je sollicitatie dient uiterlijk 15 april 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
