Adviseur/Projectleider facilitaire processen en verhuizing nieuw stadhuis
16-36 uur per week
De gemeente Oosterhout staat aan de vooravond van een grote transitie: de verhuizing naar het nieuwe stadhuis. Dit betreft niet alleen de fysieke verplaatsing van medewerkers, voorzieningen en werkplekken, maar ook een verdere professionaliseringsslag binnen de facilitaire organisatie. Om deze verandering zorgvuldig, gestructureerd en toekomstbestendig uit te voeren, zoekt de gemeente tijdelijke versterking in de vorm van een deskundige Adviseur/Projectleider Facilitaire Zaken.
De opdracht heeft twee hoofddoelen:
1. Verder professionaliseren van de facilitaire organisatie
Analyseren en optimaliseren van facilitaire processen, contracten en dienstverlening.
Opstellen van verbetervoorstellen en implementatie hiervan gericht op efficiency, kwaliteit en professionalisering.
Realiseren van financiële voordelen door optimalisatie, herinrichting en slimme inzet van middelen.
2. Voorbereiden en realiseren van de verhuizing naar het nieuwe stadhuis
Zorgdragen voor een gestructureerde voorbereiding en uitvoering van de verhuizing.
Coördineren van alle facilitaire, logistieke, contractuele en organisatorische aspecten.
Implementeren van een toekomstbestendige optimale facilitaire dienstverlening in de nieuwe huisvesting.
Opdrachtomschrijving
In deze rol ben je verantwoordelijk voor zowel de strategische voorbereiding als de operationele uitvoering van het verander- en verhuistraject. Je combineert visie en analytisch vermogen met daadkracht en organisatorisch overzicht.
Werkzaamheden
1. Verder professionaliseren van de facilitaire organisatie
- Analyseren van bestaande facilitaire processen, contracten en werkzaamheden.
- Vaststellen van knelpunten, risico’s en inefficiënties.
- Opstellen van verbetervoorstellen, procesoptimalisaties en implementatieplannen.
- Adviseren over nieuwe facilitaire standaarden, concepten en manieren van werken.
- Verbeteren van dienstverlening richting medewerkers, management, bezoekers en externe partners.
- Afstemmen met interne stakeholders, MT, projectgroepen en vakteams.
2. Voorbereiden van de verhuizing
- Opstellen van een integraal verhuisplan: planning, risicoanalyse, budget, logistiek en communicatie.
- Voorbereiden en uitvoeren van aanbestedingstrajecten (meubilair, inrichting, schoonmaak, beveiliging, verhuizers, diensten, etc).
- Adviseren over inrichting van werkplekken, logistiek, opslag, dienstverlening en werkplekconcepten.
- Selecteren en aansturen van leveranciers, adviseurs en uitvoerende partijen.
3. Uitvoering van de verhuizing
- Opstellen en bewaken van draaiboeken voor uitvoeringsdagen.
- Coördineren van de daadwerkelijke verhuisdagen.
- Bewaken van kwaliteit, planning en budget gedurende het traject.
- Oplossen van operationele knelpunten en borgen van veiligheid.
- Coördineren van nazorg, restpunten en oplevering.
- Evalueren van het proces en aanbevelen van structurele verbeterpunten.
4. Communicatie & Stakeholdermanagement
- Verzorgen van heldere rapportages richting management, stuur-/projectgroepen en stakeholders.
- Bijdragen aan interne communicatie over verhuizing, werkplekconcepten en nieuwe processen.
- Organiseren van instructies, rondleidingen en trainingen voor medewerkers.
Wij vragen
- HBO/WO-niveau, bij voorkeur Facility Management, Bedrijfskunde, of gelijkwaardig.
- Minimaal 5 jaar ervaring met facilitaire optimalisatie en/of verhuisprojecten.
- Aantoonbare ervaring met projectleiding in een facilitaire context.
- Ervaring met aanbestedingen en leveranciersmanagement.
- Kennis van gemeentelijke processen, wet- en regelgeving en aanbestedingsrichtlijnen (pré).
- Ervaring met huisvestings- en verandertrajecten.
Competenties
- Sterke analytische vaardigheden en procesgericht denken.
- Communicatief vaardig en organisatiesensitief.
- Stevig in de schoenen, overtuigend en verbindend.
- Projectmatig, gestructureerd en resultaatgericht.
- In staat om strategie om te zetten naar concrete uitvoering.
- Veranderingsgericht: in staat om mensen mee te nemen en draagvlak te creëren.
Eisen
- In verband met de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) kan deze opdracht niet ingevuld worden door een ZZPer; kandidaat wordt gedetacheerd in loondienst via een derde contractpartij
- Verklaring detachering in loondienst toegevoegd aan de dossierdocumenten, volledig en naar waarheid ingevuld en ondertekend door een bevoegde ondertekenaar
- Minimaal 1 jaar werkervaring bij een gemeente
- Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aangeleverd, op naam van de leverancier, functietitel opgenomen, niet ouder dan 2 maanden
- Afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur richting Facility Management of Bedrijfskunde
- Minimaal 5 jaar werkervaring met facilitaire optimalisatie en/of verhuisprojecten
- Kandidaat past binnen het team
- Toestemming voor het opvragen en verifiëren van referenties en het raadplegen van openbare social mediaprofielen
- Aantoonbare ervaring met projectleiding in een facilitaire context
- Ervaring met aanbestedingen en leveranciersmanagement
- Ervaring met huisvestings- en verandertrajecten
Wensen
- Kennis en ervaring met gemeentelijke processen
- Kennis van wet- en regelgeving en aanbestedingsrichtlijnen
- Competenties:
- Pro-actief
- Klantgericht
- Plannen en organiseren
- Verandervermogen
- Stressbestendig
- Resultaatgericht
- Communicatief vaardig
- Zelfstandig
- Analytisch
- Netwerker
- Politieke en bestuurlijke sensitiviteit
Je sollicitatie dient uiterlijk 9 maart om 09.00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
