Functie
Over de functie
Als managementondersteuner organiseer en coördineer je de management- en bestuurlijke ondersteuning van de Concernstaf. Je zorgt ervoor dat afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten tijdig en zorgvuldig worden voorbereid en dat de administratieve ondersteuning op orde is.
Wat ga je doen?
Agenda’s en afspraken beheren en coördineren.
Vergaderingen en bijeenkomsten voorbereiden, organiseren en notuleren.
Ziekmeldingen en andere administratieve werkzaamheden verwerken.
Ondersteuning bieden bij het bestuurlijk besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad.
Vergaderstukken, actie- en besluitenlijsten verwerken en actueel houden.
Acties, afspraken en deadlines signaleren, bewaken en opvolgen.
Wat breng je mee?
Je bent een ervaren en zelfstandig werkende managementondersteuner.
Je werkt zorgvuldig en zorgt voor een tijdige en kwalitatief juiste uitvoering van je werkzaamheden.
Je stemt nauw af met medewerkers, management, directie en bestuur.
Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en politiek-bestuurlijk gevoelige informatie.
Praktische informatie
De functie is voor 24 uur per week. Je werkt op maandag en dinsdag een halve dag en op woensdag en donderdag een volledige dag. Daarnaast ben je flexibel inzetbaar voor incidenteel werk op vrijdag.OrganisatieDe gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.
De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 500 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.
Ons teamDe Concernstaf (CST) is een stafafdeling die in opdracht van de gemeentesecretaris ondersteuning biedt aan zowel de ambtelijke organisatie als het bestuur en op een aantal onderwerpen regie voert. Er werken ongeveer 36 mensen. De Concernstaf heeft een adviserend en dienend karakter richting bestuur en directie en voert daarnaast controles en onderzoeken uit.
De Concernstaf bestaat uit vijf subteams: bestuurssecretariaat, bestuurszaken, strategie, control en juridische zaken. Voor de tijdelijke ondersteuning van deze afdeling zoeken wij een managementondersteuner.
Eisen
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of managementassistent
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie
- Een aantoonbaar afgeronde opleiding in secretariële of administratieve richting op minimaal mbo-4-niveau
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365
- Beschikbaar per 18 november 2026 voor 24 uur per week, waarvan maandag en dinsdag een halve dag en woensdag en donderdag een volledige dag. Daarnaast is flexibiliteit nodig voor incidentele inzet op vrijdag
Gunningscriteria
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementondersteuner, managementassistent of in een vergelijkbare functie binnen een gemeente
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met Microsoft 365 en complex agenda- en afsprakenbeheer
- Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van bestuurlijke besluitvormingsprocessen, waaronder het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, het bewaken van stukken en het bijhouden van actie- en/of besluitenlijsten
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met Notubiz
- Beschikbaar per 18 november 2026 voor 24 uur per week op de bij de randvoorwaarden genoemde momenten
Extra informatie
Competenties
Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie
Politiek-bestuurlijke sensitiviteit
Vaardigheid in het te woord staan van derden
Vaardigheid in het afhandelen van vragen of het doorverwijzen
Vaardigheid om in teamverband te werken
Vaardigheid om zelfstandig te werken
Flexibiliteit
Een resultaatgerichte houding
Een servicegerichte houding
Betrouwbaarheid
Nauwkeurigheid
Een dienstverlenende houding
Proactiviteit
Communicatieve vaardigheid
Interview Datum
gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 10 november 2026 van 15:00 uur tot 16:30 uur
Je sollicitatie dient uiterlijk 5 november 2026 om 08:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
