Functie
Functietitel
Domeinsecretaresse Domein Samenleving
Functieomschrijving
Als domeinsecretaresse ondersteun je afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Je werkt samen met andere domeinsecretaresses binnen een ervaren secretariaat en stemt werkzaamheden nauw af.
Belangrijkste werkzaamheden
Beheren en prioriteren van agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers
Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten
Opstellen en verspreiden van agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken
Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen
Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, inclusief verwerken en plaatsen van stukken in iBabs
Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken
Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten
Ondersteunen bij administratieve processen, zoals facturen en financiële verplichtingen
Organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten
Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken
Onderhouden van contacten met collega’s, leidinggevenden en externe partijen
Wie ben jij
Je werkt georganiseerd, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners
Je stelt zelfstandig prioriteiten en functioneert goed in een dynamische omgeving met meerdere gelijktijdige zaken
Je bent communicatief sterk, werkt accuraat en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie
Je kijkt vooruit, signaleert wat nodig is en weet wanneer afstemming vereist is
Integriteit, discretie en zorgvuldigheid zijn voor jou vanzelfsprekend
Je werkt goed samen in een team van secretaresses en deelt de verantwoordelijkheid voor continuïteit van ondersteuning
Werktijden en locatie
Uren: 32 tot 36 uur per week
Werkdagen: in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag (bij 4x9 is woensdag vrij)
Locatie: grotendeels vanuit het Stadhuis; thuiswerken is in overleg mogelijkOrganisatieIedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.
Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!
Eisen
- De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever; dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar
- Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau
Gunningscriteria
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving
- Aantoonbare werkervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en daarbij gebruikte digitale systemen, waaronder iBabs en/of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem
- Aantoonbare werkervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken werden geprioriteerd, uitgezet en de opvolging bewaakt
Extra informatie
Competenties
Plannen en organiseren. Houdt overzicht over meerdere werkzaamheden, organiseert efficiënt en bewaakt afspraken, acties en deadlines
Prioriteiten stellen. Schat goed in wat urgent is, schakelt snel bij spoedverzoeken en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden
Zelfstandigheid en initiatief. Werkt proactief, denkt vooruit en signaleert tijdig wat nodig is zonder voortdurende aansturing
Nauwkeurig en zorgvuldig werken. Werkt accuraat en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van afspraken, vergaderstukken en administratieve gegevens
Communicatieve vaardigheid. Communiceert helder en professioneel en stemt gemakkelijk af met leidinggevenden
Interview Datum
gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 27 oktober 2026 tussen 12:00 uur en 17:00 uur
Je sollicitatie dient uiterlijk 19 oktober 2026 om 10:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
