Functie
Functie: Administratief Medewerker Inkoop
Als Administratief Medewerker Inkoop ondersteun je een professionele, rechtmatige en doelmatige uitvoering van reguliere inkooptrajecten binnen de vastgestelde kaders van de organisatie. Je beoordeelt zelfstandig inkoopzaken die via het zaaksysteem worden ingediend wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaand beleid, vastgestelde procedures, standaarden en formats. Je ondersteunt interne opdrachtgevers bij de start en uitvoering van het inkoopproces, bewaakt de kwaliteit en voortgang en zorgt voor een volledige en navolgbare vastlegging. Daarnaast lever je een bijdrage aan de spendanalyse zodat inzicht ontstaat in doelmatigheid en rechtmatigheid van inkopen.
Belangrijkste werkzaamheden
In behandeling nemen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces;
Bespreken van de inkoopbehoefte met de interne opdrachtgever en zorgen dat deze voldoende duidelijk is om het inkoopproces te starten;
Bepalen welke processtappen moeten worden doorlopen aan de hand van bestaande kaders, procedures en werkwijzen;
Zorgen voor een correcte afronding en vastlegging van inkooptrajecten in het zaaksysteem;
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor reguliere vragen over inkopen en het inkoopproces;
Uitleggen van procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden;
Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en helpen deze concreet en uitvoerbaar te maken;
Ondersteunen van opdrachtgevers bij het correct toepassen van vastgestelde procedures en formats;
Ondersteunen van de Inkoopadviseur bij complexe inkooptrajecten;
Toepassen van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bijbehorende procedures;
Herkennen van situaties waarin de reguliere werkwijze niet volstaat;
Signaleren van afwijkingen, risico’s en mogelijke onrechtmatigheden en deze waar nodig tijdig voorleggen aan de Inkoopadviseur;
Navolgbaar vastleggen van gemaakte keuzes en relevante processtappen;
Binnen de gestelde kaders zelfstandig uitvoeren van een spendanalyse en deze bespreken binnen het team;
Ondersteunen bij het opstellen en actueel houden van de inkoopkalender (capaciteitsplanning);
Ondersteunen bij het actueel houden van informatie over inkopen en aanbesteden op intranet en de gemeentelijke website.
Werkwijze en besluitvorming
Je handelt zelfstandig wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaande kaders, procedures, standaarden en formats. Zodra een inkoopvraagstuk professionele afweging, maatwerk of specialistische expertise vraagt, wordt de Inkoopadviseur betrokken. Je signaleert en schaalt tijdig op; per situatie wordt bepaald welke rolverdeling passend is.OrganisatieWerken voor de gemeente Hellendoorn betekent werken voor een bruisende gemeente. Dagelijks zetten we ons met elkaar in voor 36.000 inwoners die wonen in één van onze buurtschappen of kernen. Onze gemeente ligt op een bijzonder plekje in het hart van Overijssel in het prachtige decor van het Nationaal Park de Sallandse Heuvelrug en het Reggedal.
Om 36.000 inwoners van dienst te kunnen zijn is onze organisatie groot genoeg om alle disciplines in huis te hebben, maar klein genoeg om wendbaar te zijn. Dit merk je in je werk; als je iets wilt regelen is er vaak maar één telefoontje nodig om de juiste collega te spreken te krijgen.
Bij binnenkomst merk je al gauw dat er een informele sfeer heerst, collega’s maken makkelijk een praatje. Met elkaar werken we aan de toekomst van Hellendoorn.
Eisen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met inkoop, aanbestedingen of het begeleiden van inkoopprocessen
- Aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures
- Aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht
- Aantoonbaar beschikbaar voor het in de uitvraag genoemde aantal uren per week en gedurende de gevraagde periode
Gunningscriteria
- Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren en ondersteunen van reguliere inkooptrajecten
- Aantoonbare werkervaring met publieke inkoop (inkoop binnen overheidsorganisatie)
- Minimaal 3 jaar aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures
- Aantoonbare werkervaring met administratieve verwerking, inkoopdocumenten en dossieropbouw
- Aantoonbare werkervaring met procesmatig, digitaal en cijfermatig werken, waaronder digitale inkoop-, contract-, zaak- of administratieve systemen, het zorgvuldig registreren en beheren van gegevens en het werken met financiële gegevens en analyses
- Aantoonbare relevante aanvullende opleiding op het gebied van inkoop waarbij Nevi of een gelijkwaardige opleiding
Extra informatie
Competenties
Vakgerichtheid: Leert van anderen over zaken op zijn vakgebied en past nieuwe methoden en technieken toe
Aandacht voor details: Blijft alert en geconcentreerd
Kwaliteitsgerichtheid: Houdt zich aan de gestelde kwaliteitseisen. Werkt zorgvuldig zonder veel fouten. Herstelt fouten als deze aan het licht komen
Discipline: Ziet het nut van regels en procedures. Voegt zich zonder moeite naar de bestaande regelgeving
Schriftelijke vaardigheid: Beschikt over een adequate woordenschat
Mondelinge vaardigheid: Is duidelijk verstaanbaar. Spreekt in begrijpelijke termen
Interview Datum
gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 22 oktober 2026
Je sollicitatie dient uiterlijk 19 oktober 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
