Medewerker Secretariaat -Stadsbeheer

Functieomschrijving

Vacature: Medior Medewerker Secretariaat / Management Assistent

Als Medewerker Secretariaat ondersteun je het management, projecten en afdelingen door secretariële, administratieve, dienstverlenende en organisatorische werkzaamheden uit te voeren. De functie draagt bij aan een efficiënte en gestructureerde bedrijfsvoering zodat collega’s zich op hun primaire taken kunnen richten.

Taken en verantwoordelijkheden

• Secretariaat en managementondersteuning:
  • Beheren en coördineren van agenda’s, inclusief prioritering
  • Voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen
  • Organiseren van bijeenkomsten, trainingen en evenementen
  • Ondersteunen van management en afdelingen
• Administratieve ondersteuning:
  • Beheren en archiveren van documenten en dossiers
  • Verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mail
  • Opstellen van correspondentie en administratieve documenten
  • Ondersteunen bij processen zoals inkoop, contracten en betalingen
  • Registreren en verstrekken van gegevens
• Procesbewaking en organisatorische ondersteuning:
  • Bewaken van voortgang van acties, afspraken en meldingen
  • Signaleren van knelpunten en tijdig bijsturen
  • Verzorgen van telefoon- en mailboxbeheer
  • Verrichten van representatieve en facilitaire taken
  • Bijdragen aan onboarding en interne communicatie

Competenties

• Samenwerken: effectief binnen het secretariaat en met andere afdelingen
• Wendbaar: snel schakelen tussen taken en overzicht bewaren bij drukte
• Professioneel: handelen met duidelijkheid, verbinding en resultaatgerichtheid
• Organisatiesensitiviteit en structuurvermogen: overzicht creëren, prioriteren en regie houden
• Proactief: anticiperen op behoeften van management en collega’s en actief ontzorgen

Kennis en ervaring

• Kennis van administratieve en secretariële processen
• Ervaring met secretariële ondersteuning en agendabeheer
• Ervaring met notuleren, plannen en administratieve werkzaamheden
• Ervaring in een complexe of bestuurlijke organisatie is een pré

Vereisten

• Opleidingsniveau: minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting
• Ervaring: minimaal 3 jaar in een vergelijkbare rol (secretarieel medewerker, managementassistent of vergelijkbaar)
• Digitale vaardigheden: MS Office en relevante systemen
• Taal: goede beheersing van de Nederlandse taal

Aanvullende informatie

• Werkweek: 36 uur (fulltime)
• Graag het cv in het Nederlands aanleveren
• In de persoonlijke motivatie graag onderbouwen dat je over de gevraagde competenties beschikt

Eisen

• Minimaal Mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of
  administratieve richting
• Minimaal 3 jaar ervaring in de rol van Secretarieel medewerker, Management
  assistent of vergelijkbaar
• Goede beheersing van de Nederlandse taal
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of
  identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract
  van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd

Gunningscriteria

• Ervaring in een complexe of bestuurlijke organisatie is een pré
• Minimaal Mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of
  administratieve richting

Je sollicitatie dient uiterlijk 28 september 2026 om 08:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.