Project secretaris

Functieomschrijving

Team

Afdeling: Team Veiligheid, cluster Openbare Orde en Veiligheid

Functieomschrijving

Je ondersteunt de projectleider van het programma Weerbare Samenleving bij de uitvoering van drie deelprojecten. Het programma richt zich op de implementatie van VNG-maatregelen om de organisatie en inwoners beter voor te bereiden op maatschappelijke crises en verstoringen. Je levert administratieve en organisatorische projectondersteuning zodat de projectleider zich kan richten op inhoudelijke aansturing en realisatie van projectresultaten.

Taken en verantwoordelijkheden

• Secretariële en organisatorische ondersteuning: plannen en organiseren van vergaderingen, beheren van agenda’s, voorbereiden en versturen van agenda’s en vergaderstukken.
• Notuleren en rapportage: notuleren van bijeenkomsten, opstellen en verspreiden van verslagen, bijhouden van actie- en besluitenlijsten.
• Evenementorganisatie: ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van interne en externe bijeenkomsten.
• Afstemming: zorgen voor adequate afstemming tussen betrokken projectgroepen en stakeholders.
• Samenwerking: nauw samenwerken met de projectleider Weerbare Samenleving en deel uitmaken van het team.

Werktijden en locatie

Beschikbaarheid: inzet op maandag, dinsdag en donderdag. Voor vergaderingen en bijeenkomsten wordt fysieke aanwezigheid op locatie gewenst.

Samenwerking en organisatie

• Inbedding: de werkzaamheden maken integraal deel uit van de reguliere bedrijfsvoering en vinden plaats binnen de bestaande organisatiestructuur.
• Teamrol: je neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager.
• Prioriteiten: werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.
• Continuïteit en kennisborging: de rol vraagt om structurele inbedding binnen het team voor continuïteit en nauwe samenwerking met interne stakeholders.

Organisatie

Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen.
Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.

https://www.woerden.nl/werken-voor-woerden-en-oudewater.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, managementassistent,
  projectondersteuner of backofficemedewerker in de afgelopen 5 jaar
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het plannen,
  organiseren en ondersteunen van projectvergaderingen en/of bestuurlijke
  overleggen binnen een gemeentelijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met notuleren,
  actiepuntenbeheer, agenda- en vergadercoördinatie

Gunningscriteria

• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie of andere
  overheidsinstelling in een secretariële, administratieve of
  projectondersteunende functie
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren, voorbereiden en coördineren
  van projectvergaderingen, bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten met
  diverse stakeholders
• Aantoonbare werkervaring met notuleren, verslaglegging, actiepuntenbeheer
  en het bewaken van de voortgang van afspraken en besluiten
• Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning en het werken met
  digitale samenwerkings- en projectmanagementsystemen zoals Microsoft 365,
  Teams, SharePoint, Monday.com of vergelijkbare applicaties

Competenties

• Aanpassingsvermogen
• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Klantgericht
• Luisteren
• Doorzettingsvermogen
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Organiseren
• Kritisch
• Plannen en organiseren

Je sollicitatie dient uiterlijk 17 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.