Projectmanagement Ondersteuner I&I

Functieomschrijving

Functieomschrijving

Als projectondersteuner binnen ICT&Informatievoorziening (I&I) ondersteun je informatiemanagers, projectleiders en de teamleider bij het effectiever en gestructureerder uitvoeren van projecten. Je zorgt voor overzicht, bewaakt voortgang en draagt bij aan een professionele projectstructuur zodat plannen werkelijkheid worden.

Taken en verantwoordelijkheden

• Overzicht en voortgang: bijwerken van projectplanningen en actielijsten; signaleren van wat afgerond is, wat op stapel staat en waar knelpunten ontstaan.
• Knelpunten aanpakken: voortijdig signaleren en proactief inspringen op voorzienbare problemen.
• Vergader- en bezoekvoorbereiding: agenderen, locaties of online bijeenkomsten regelen en zorgen dat deelnemers goed voorbereid deelnemen.
• Verslaglegging: maken van heldere verslagen tijdens overleggen en het vastleggen en verwerken van actiepunten in het digitale projectdossier.
• Meerdere projecten: gelijktijdig ondersteuning bieden aan meerdere projecten en inzetbaar zijn voor regelwerk binnen de lijnorganisatie.
• Verbeteren van werkwijze: meedenken over slimmer en beter werken en geleerde lessen uit het werkveld toepassen in de praktijk.

Samenwerking en contact

Je werkt nauw samen met projectleiders, teamleiders, informatiemanagers en andere collega’s. Je bent de enige projectondersteuner binnen I&I, met ondersteuning en afstemming mogelijk met andere projectondersteuners binnen de Veiligheidsregio Utrecht. Daarnaast heb je contact met externe partijen en collega’s binnen de hele VRU.

Wat breng je mee

• Ervaring: ruime ervaring in het werkveld die je in de praktijk kunt toepassen.
• Werkwijze: een scherpe blik, praktische aanpak, proactieve houding en oog voor structuur en ordening.
• Flexibiliteit: comfortabel werken op meerdere projecten tegelijk en inzetbaar voor verschillende taken binnen de organisatie.

Organisatie

Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van de 26 Utrechtse gemeenten. Dagelijks zetten wij ons in voor de veiligheid van iedereen die in onze regio woont, werkt of verblijft. Dit doen wij met bevlogen centralisten op de 112-meldkamer, brandweermensen in het veld en specialisten op het gebied van risicobeheersing, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening.

Onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is groot. Burgers vertrouwen op onze professionaliteit, zeker wanneer het er écht toe doet. Samen met onze partners streven we continu naar verbetering, vernieuwing en samenwerking.

De afdeling I&I (Informatievoorziening & ICT) bevindt zich in een ontwikkeltraject dat aansluit op de organisatiebrede ontwikkelkoers waarin informatiegestuurd werken centraal staat. Het realiseren van onze ambitieuze ontwikkelagenda vraagt veel betrokkenheid, initiatief en innovatie van I&I. Daar is geavanceerde ICT-technologie en -ontwikkeling voor nodig.

Het team Informatievoorziening (IV) is één van de twee teams binnen de afdeling Informatievoorziening & ICT (I&I) en bestaat uit drie subteams: informatiemanagement, informatiebeheer en functioneel beheer. Je werkt met informatieadviseurs, informatiearchitecten, data engineers, informatiebeheerders en functioneel beheerders.

Er is bij het team IV veel in beweging. Vanwege de ambitie van de VRU om meer op basis van informatie te gaan werken en omdat de wereld om ons heen verder digitaliseert, wordt het belang van een meer volwassen Informatiebeheer, Informatiemanagement en Functioneel beheer steeds groter. Bij team IV zijn we hard bezig om de voorwaarden daarvoor vorm te geven. Er loopt een programma met vele deelprojecten en ook de basis moet op orde komen. In deze sfeer van ‘schouders eronder’ is het team bezig grip te krijgen op de eigen rollen, de workload, en de bedrijfsvoeringsprocessen om zodoende verder te professionaliseren.

Eisen

• De kandidaat stelt zich voor in een persoonlijke motivatie en waarom deze
  geschikt is voor deze opdracht
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als
  projectondersteuner, projectmedewerker, projectsecretaris of
  PMO-medewerker
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het
  ondersteunen van diverse en gelijktijdige ict/IV projecten
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en notuleren van
  project-, stuurgroep- of werkgroepoverleggen
• Aantoonbare werkervaring met het bewaken van projectplanningen,
  actielijsten, voortgangsrapportages en projectdossiers
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office-elementen

Gunningscriteria

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner,
  projectsecretaris of PMO-medewerker
• Aantoonbare werkervaring binnen ICT-, informatievoorzienings-,
  digitaliserings- of automatiseringsprojecten
• Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken volgens een
  projectmethodiek, zoals PRINCE2, Agile, Scrum of vergelijkbaar
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van projectadministraties,
  projectdossiers, planningen en voortgangsrapportages
• Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie, veiligheidsregio
  of vergelijkbare publieke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren en coördineren van
  bijeenkomsten, werksessies, projectoverleggen of bestuurlijke overleggen
• Een aantoonbare afgeronde opleiding
• Geen herleiding
• Een mbo 4 opleiding
• Een hbo bachelor opleiding

Competenties

• Analyserend vermogen
• Nauwkeurigheid
• Samenwerkingsgericht
• Plannen en organiseren
• Integriteit
• Resultaatgerichtheid
• Servicegerichtheid
• Kritisch

Interview Datum

gesprekken bij de VRU zijn gepland op

Je sollicitatie dient uiterlijk 9 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.