(Operationeel) Adviseur Recordsmanagement

Functieomschrijving

Functietitel

(Operationeel) Adviseur Recordsmanagement

Wat ga je doen?

• Je richt je op de uitvoeringstaken van recordsmanagement: adviseren over archivering, inventariseren van (analoge en digitale) archieven en het voorbereiden van vervanging, overbrenging en vernietiging.
• Je neemt regietaken op het gebied van de Wet open overheid (WOO): uitdragen van het WOO-proces, ondersteunen van collega’s bij vragen, monitoren van actieve en passieve WOO-activiteiten en hierover rapporteren.
• Je onderschrijft een actieve rol bij grote WOO-verzoeken waarbij meerdere directies en veel documentatie betrokken zijn, en draagt kennis over het WOO binnen de organisatie uit.
• Je fungeert als laagdrempelig aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen over het opslaan, terugvinden en metadateren van informatie.
• Je adviseert archiefbewerkers over wet- en regelgeving, bewaartermijnen en opslag van informatieobjecten.
• Je vertaalt centrale, tactische inrichtingsoplossingen naar praktische werkafspraken en werkinstructies voor de eigen directie, in afstemming met collega’s.
• Je bereidt vernietiging voor en voert deze uit op basis van de geldende Selectielijst Kadaster en bereidt overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats voor.
• Je brengt proactief bestaande analoge en digitale archieven in kaart en adviseert bij nieuwe archiefvorming.
• Je begeleidt veranderingen in werkwijze rondom informatiemanagement en stimuleert uniforme werkwijzen; je bewaakt dat Kadasterbrede werkwijzen voorrang krijgen en stemt af met de Recordmanager waar nodig.
• Je signaleert waar beleidskaders niet goed aansluiten op de praktijk en levert input aan het Virtuele Team Recordmanagement.
• Je voert controles uit op kwaliteit en juiste archivering, signaleert operationele risico’s en knelpunten en brengt deze onder de aandacht.
• Je haalt gebruikerswensen en knelpunten in systemen op (zoals DMS/RMA en M365) en bespreekt deze als operationele input met de Product Owner digitale archiefsystemen.
• Je verzorgt instructies of kennissessies ter bevordering van informatiebewustzijn en legt (ontbrekende) uitvoeringsinstructies vast binnen de eigen directie.

Belangrijkste technieken, methoden en tools

• eData voor anonimisatie en publicatie
• DMS/RMA
• Microsoft 365 (SharePoint & Teams)
• Agile/Kanban werkwijze (via Jira)
• Selectielijst Kadaster (als basis voor vernietiging)

Organisatie

Het Kadaster registreert en verstrekt gegevens over de ligging van vastgoed in Nederland en de daarmee samenhangende rechten, zoals eigendom en hypotheek. Als zelfstandig bestuursorgaan is dat onze wettelijke taak. Onze gegevens bieden houvast bij het onderzoeken van maatschappelijke vraagstukken, of het nu gaat om de beste route voor een nieuwe snelweg, actuele ontwikkelingen op de woningmarkt of het in beeld brengen van leegstand.

Eisen

• De kandidaat beheerst de Nederlandse taal vloeiend, in woord en geschrift
• De kandidaat heeft aantoonbare operationele ervaring met de Archiefwet en
  aansluitende regelgeving, minimaal 2 jaar, aan te tonen via eerdere
  werkgevers dan wel opdrachten
• De kandidaat heeft minimaal een afgeronde HBO-opleiding in de richting van
  Informatiemanagement, Archiefwetenschap (bijv. Archiefwetenschap II) of een
  vergelijkbare relevante discipline
• De kandidaat is beschikbaar om minimaal 2 dagen in de week op het kantoor
  de Grift in Apeldoorn aanwezig te zijn en kan zich voor minimaal 32 en
  maximaal 36 uur committeren aan de opdracht

Gunningscriteria

• Met operationeel informatie- en archiefbeheer
  (Recordmanagement)
• Met de Wet open overheid (Woo)
• Aanpak/motivatie voor werkplekondersteuning en uniformiteit

Competenties

• Resultaatgericht: Je bent gedreven om concrete resultaten te behalen en
  zorgt ervoor dat werkzaamheden succesvol en tijdig worden afgerond
• Analytisch vermogen: Je kunt praktische knelpunten en complexe vraagstukken
  van gebruikers snel doorgronden, operationele risico’s identificeren en
  deze omzetten in heldere, bruikbare adviezen voor op de werkvloer
• Verbindend vermogen: Je fungeert als de verbindende schakel tussen de eigen
  directie en het Virtueel Team en creëert draagvlak op de afdelingen
• Overtuigingskracht: Je weet medewerkers te overtuigen van de noodzaak van
  goed informatiebeheer
• Communicatief sterk: Je bent in staat om zowel mondeling als schriftelijk
  helder en laagdrempelig te communiceren en vertaal je tactische
  inrichtingsoplossingen naar praktische werkafspraken
• Initiatiefrijk: Je wacht niet af en signaleert zelfstandig
  verbetermogelijkheden in de dagelijkse praktijk en pakt deze op binnen de
  directie
• Proactief: Je koppelt knelpunten, waaronder situaties waar beleid niet
  aansluit op de praktijk, proactief terug naar de tactisch adviseur
• Hands-on: Je werkt graag in een team en bent niet bang om de handen uit de
  mouwen te steken, bijvoorbeeld bij het daadwerkelijk uitvoeren van de
  vernietiging of het inventariseren van archieven
• Kwaliteitsgericht: Je streeft altijd naar de hoogste kwaliteit in je werk
• In staat kennis over te dragen aan anderen: Je bent een geduldige vraagbaak
  voor medewerkers en weet kennis over informatiebeheer en systemen op een
  begrijpelijke manier over te dragen, bijvoorbeeld via korte werkinstructies
  of dagelijkse begeleiding on-the-job

Je sollicitatie dient uiterlijk 1 september 2026 om 06:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.